De diverse programmahandleidingen schrijven de standaardmethodes voor om personeelskosten te berekenen en te rapporteren.

Voor bepaalde programma’s is dat aantal methodes uit vereenvoudigingsoverwegingen ingeperkt voor projectpartners die onder het Vlaamse controlesysteem vallen. Zij dienen in dat geval gebruik te maken van een verplichte methode die apart wordt vermeld in de respectievelijke programmahandleiding of fact sheets. Opgelet: om diverse redenen kan het in deze programma’s gebeuren dat een projectuitvoerder niet in Vlaanderen gevestigd is, maar wel onder het Vlaamse controlesysteem valt. Ook in dat geval blijven onverminderd de Vlaams voorgeschreven berekening- en rapporteringsregels gelden.

Personeelskosten Interreg 2021 - 2027

In Interreg VI (2021 – 2027) werken een aantal programma’s nog steeds met het Standaard Uurtarief (SUT) dat in de periode 2014-2020 al in gebruik was. Het gaat hier om de programma’s Interreg Frankrijk-Wallonië-Vlaanderen en Interreg Vlaanderen-Nederland. Bij Interreg Vlaanderen-Nederland kan je ook opteren het Vast Uurtarief (VUT). Interreg Maas-Rijn hanteert een schaal van vaste uurtarieven, gebaseerd op het brutosalaris van het betrokken personeelslid. Consulteer zeker de documenten beschikbaar op de websites van de betreffende Interreg-programma’s.

Andere programma’s kozen ervoor om in de nieuwe programmaperiode niet langer het Standaard Uurtarief te gebruiken, maar wel te werken met een Standaard Maandtarief (SMT). Het gaat om Interreg Noordzee, Interreg Noordwest-Europa, Interreg Europe en Urbact. Projectuitvoerders uit Vlaanderen of België die binnen deze programma’s onder het controlesysteem van de Vlaamse overheid vallen, kunnen doorgaans enkel opteren voor deze methode. In deze programma’s kan je als Vlaamse projectpartner enkel nog personeel inzetten op het project volgens een gestandaardiseerde berekening van het maandloon en een vast tewerkstellingspercentage.

Om de personeelskost bij het Standaard Maandtarief (SMT) te berekenen voer je volgende 4 stappen uit:

1. Neem het BRUTO maandsalaris, zoals vermeld op de loonbrief van het betrokken personeelslid
2. Vermenigvuldig dit BRUTO maandsalaris met de factor 1,7 om zo de gestandaardiseerde totale bruto maandelijkse kost voor dit personeelslid voor die maand vast te stellen
3. Pas op die gestandaardiseerde totale bruto maandelijkse kost het percentage toe dat het personeelslid voor het project werkt, zoals vermeld in de daartoe op te maken ‘mission letter’ of ‘task assignment letter’
4. Dit zijn de subsidiabele personeelskosten voor het personeelslid voor die maand. 

Als onderbouwing voor het SMT is dan vereist per personeelslid:

• Loonbrieven (1 voor elke maand voor het project gewerkt)
• Opdrachtbrief = ‘mission’/’task assignment letter’, waarin je het percentage opneemt dat het personeelslid voor het project werkt, met een beschrijving van de taken en verantwoordelijkheden van het personeelslid in het project (zie ook verder)
• Urenstaten zijn niet vereist als onderbouwing bij het SMT, maar om dubbele financiering te vermijden, herinneren we wel aan het belang van een transparant en consistent auditspoor voor medewerkers die op meerdere EU-gesubsidieerde projecten werken.

Kijk ook altijd goed naar alle relevante bepalingen in het programmareglement van jouw Interregprogramma. 

Belangrijk m.b.t. de mission letter:

• Hoe opmaken? Sommige Interregprogramma’s stellen een eigen sjabloon ter beschikking, zoals bij Interreg Europe en Interreg Noordwest-Europa. Gebruik in dat geval bij voorkeur het sjabloon van dat programma. Voor programma’s die geen sjabloon ter beschikking stellen, zoals bij Interreg Noordzee en Urbact, kan je gebruik maken van het “Sjabloon Mission Letter SMT” bij ‘Documenten’ onderaan deze pagina.
• Wanneer opmaken? De mission letter moet voorafgaand aan de effectieve inzet van de betreffende medewerker op het project worden opgemaakt, d.w.z. ex-ante worden gedateerd en ondertekend. In het Interreg Noordzee programma (cf. bepalingen in Fact sheet 2A) en in het Interreg Noordwest-Europa programma (cf. het sjabloon mission letter van NWE) zijn hierop uitzonderingen voorzien.
• Hoe het percentage bepalen? Het vastgelegde percentage wordt bekeken als een gemiddelde over de vermelde periode. Het percentage bepaald in de mission letter moet wel zo dicht mogelijk de werkelijke gemiddelde inzet op het project bepalen voor de hele periode bepaald in de mission letter, maar afwijkingen boven of onder dat percentage voor deelperiodes daarbinnen mogen dus voorkomen.
• Wanneer wijzigen? We raden aan om de mission letter niet frequent te wijzigen, maar wel n.a.v. significante wijzigingen in de taken en rollen en/of het percentage inzet van de betrokken medewerker. Een wijziging van de mission letter houdt in dat er een nieuwe mission letter wordt opgemaakt, d.w.z. logischerwijze ook ex ante aan de gewijzigde rol/inzet te dateren en ondertekenen.