Oprichting van een prospectiekantoor: subsidie van FIT

Dit initiatief staat open voor kmo’s die beantwoorden aan de volgende definitie:

Ook wat grotere ondernemingen met een exploitatiezetel in het Vlaamse Gewest én sterke verankering in Vlaanderen komen in aanmerking, als aan volgende voorwaarden wordt voldaan op geconsolideerde basis:

Ook ondernemersorganisaties en (gemengde) kamers van koophandel die niet in aanmerking komen voor een structurele financiering bij FIT, komen in aanmerking voor deze maatregel.

Vzw's met een economische activiteit komen eveneens in aanmerking voor deze maatregel. 

Wie komt niet in aanmerking:

• Aanvragers die niet in orde zijn met de sociale en fiscale wetgeving
• Aanvragers die geen Belgisch ondernemingsnummer hebben (uitgezonderd de gemengde kamers van koophandel in het buitenland)
• Ondernemingen die hun verbintenissen t.a.v. FIT niet hebben nageleefd

Prospectiekantoor

Bepaalde markten vereisen een permanente aanwezigheid met een prospectiekantoor, zodat er voeling is met de veranderende noden van het land en de lokale klanten.  

Deze initiatieven worden echter uitgesloten: 

• de oprichting van een productie-eenheid 
• een verkoop in de kleinhandel
• contractuele relaties met buitenlandse agenten/verdelers 

Belangrijke voorwaarden

• De goederen en/of diensten waarvoor het prospectiekantoor wordt opgericht, creëren bij de productie, verwerking of prestatie een duidelijke toegevoegde waarde in het Vlaamse Gewest. Hierbij wordt in eerste instantie gekeken naar de rechtstreekse arbeidsplaatsen.
• Het moet gaan om een land buiten de EER (Europese Unie, IJsland, Liechtenstein of Noorwegen). Sinds 1 januari 2021 kan je dus ook een subsidie aanvragen voor de oprichting van een prospectiekantoor in het Verenigd Koninkrijk (VK).
• In de voorbije 5 jaar mag er geen subsidie ontvangen zijn voor een prospectiekantoor in hetzelfde land.
• Je moet aantonen dat jouw onderneming of organisatie je controle uitoefent over het prospectiekantoor. Het prospectiekantoor vormt een juridisch onderdeel van de onderneming of organisatie.

De subsidie wordt berekend op basis van de werkingskosten van het prospectiekantoor tijdens het eerste werkingsjaar:

• huurprijs van de kantoorruimte en kosten voor elektriciteit, verwarming, verlichting, ...;
• communicatiekosten;
• huur- en/of aankoopprijs van kantoormeubilair, kantooruitrusting en kantoorbenodigdheden;
• kosten voor juridische en boekhoudkundige bijstand;
• reiskosten en hotelovernachtingen van de kantoorverantwoordelijke in het kader van ofwel prospectiereizen ter plaatse of in het kader van één overlegreis (en dit op basis van forfaitaire bedragen);
• reis- en verblijfkosten van een directielid van uw onderneming of organisatie in het kader van één inspectiereis, voor maximaal 5 overnachtingen en op basis van forfaitaire bedragen.

De tussenkomst bedraagt:

• Standaard:
  • 50% van de aanvaarde kosten
  • de maximale subsidie bedraagt € 50.000
• Voor kmo’s die sedert 1 september 2005 minder dan 4 goedgekeurde subsidieaanvragen hebben bij FIT: 
  • 75% van de aanvaarde kosten
  • de maximale subsidie bedraagt € 75.000

De-minimis

Deze maatregel valt onder de toepassing van de Europese de minimis-regelgeving. Hierdoor mag de de-minimissteun aan bedrijven over drie jaar gespreid niet meer dan € 300.000 bedragen.  Meer informatie kan je terugvinden op www.vlaio.be/de-minimis.

De aanvraag verloopt volledig digitaal via www.flanderstrade.be.

De volledige elektronische aanvraag moet uiterlijk zeven kalenderdagen voor de start van het eerste werkingsjaar van het prospectiekantoor worden ingediend bij FIT. Slechts bij aanvaarde hoogdringendheid kan hiervan worden afgeweken. Aanvragen ingediend tijdens het eerste werkingsjaar of later, kunnen nooit worden gesubsidieerd.

FIT streeft er naar om binnen de 60 kalenderdagen na de indiening van de volledige aanvraag een beslissing te nemen over de toekenning van de subsidie.

De uitbetaling zal pas plaatsvinden indien FIT uiterlijk 6 maanden na goedkeuring van de subsidieaanvraag in het bezit is van een kopie van de oprichtingsakte van de juridische entiteit en van een kopie van het huurcontract. Uiterlijk 9 maanden na goedkeuring van de subsidieaanvraag dient het prospectiekantoor officieel opgericht te zijn.
In de loop van het gesubsidieerde werkingsjaar is een controlebezoek door de plaatselijke vertegenwoordiger van FIT mogelijk.

Voor dit prospectiekantoor mag er geen andere financiële steun zijn toegekend van een andere instelling of overheid.

Wil je op de hoogte blijven van wijzigingen van deze maatregel en andere maatregelen in de Subsidiedatabank? Dat kan via de gratis 'Nieuwsbrief van de Subsidiedatabank'.