VISUALO: raamcontract voor lokale digitale infoschermen

Aanleiding

Een bruisende handelskern biedt heel wat troeven voor de inwoners. Helaas lijden lokale handelaars onder de opkomst van e-commerce met veel faillissementen tot gevolg. Om deze evolutie een halt toe te roepen hadden steden Halle en Dendermonde het idee om op drukke plaatsen digitale infoschermen plaatsen waarop lokale handelaars hun producten kunnen aanprijzen.

Samen met de provincies Vlaams-Brabant en Oost-Vlaanderen en Polis dienden ze een projectaanvraag in binnen de VLAIO City of Things-oproep dat werd goedgekeurd. 

Doelstelling

Digitale infoschermen zijn een krachtig communicatiemiddel. Toch is het voor besturen niet makkelijk om hiermee aan de slag te gaan. Ofwel kies je voor een oplossing van een grote marktspeler en kan je maar een beperkt aantal niet-commerciële berichten de wereld insturen. Je hebt er niet altijd controle over de advertenties waardoor er enkel multinationals aan bod lijken te komen. Ofwel nemen lokale besturen het beheer in eigen handen, maar loop je tegen beperkingen aan qua software en tijdsinvestering.

In dit project sloegen de partners de handen in elkaar om samen een oplossing uit te werken, een prototype te testen en het geheel ook via een raamovereenkomst beschikbaar te maken voor alle besturen in Vlaanderen.

Verloop

Tijdens de looptijd van het project moest de software op punt gezet worden, moesten Halle en Dendermonde de aankoop van de hardware (de digitale schermen) rond krijgen en werden 30 ondernemers bereid gevonden zich te engageren voor de pilootfase.

De partners evalueerden de succesvolle piloot grondig voor de provincie Oost-Vlaanderen als aankoopcentrale zou optreden zodat andere steden en gemeenten ook aan de slag kunnen met de digitale infoschermen.

Het project liep tot 30 juni en op 17 juni stond het slotevent op de planning en werd het VISUALO-draaiboek voorgesteld, inclusief informatie over locatiebepaling, reglementen en terugverdienmodel.

All-in raamcontract zonder complexe aanbesteding

De duurzame, digitale informatiezuilen zorgen voor snelle en actuele stadscommunicatie én bieden ondernemers de kans om lokaal zichtbaar te zijn met advertentieruimte.

Als stad of gemeente hou je de touwtjes in handen: de digitale schermen blijven volledig in eigen beheer, terwijl de slimme software en centrale aansturing het onderhoud eenvoudig maken. Gemeenten kiezen zelf hoe lang de schermen aan staan, welke boodschappen erop komen en wie er nog allemaal gebruik kan maken van de zendtijd. Besturen kunnen zelf zendtijd aanbieden aan andere lokale stakeholders zoals ondernemers, verenigingen, enz. Kortom, wie nood heeft aan publiciteit kan met goedkeuring van het lokaal bestuur gebruik maken van de schermen. 

Wist je dat? Je geen omgevingsvergunning nodig hebt voor straatmeubilair als je minstens de helft van de tijd of ruimte inzet voor overheidscommunicatie.

Door dit hele aanbod op te nemen in een raamcontract zijn er enkele financiële en administratieve voordelen. Enerzijds hebben de projectpartners ernaar gestreefd om het beste mogelijke aanbod op te nemen in het raamcontract. Aspecten zoals het kostenplaatje, ondersteuning, (technische) kwaliteit en dienstverlening stonden centraal in de gunning en zijn aldus opgenomen in het raamcontract. Anderzijds hoeft er geen traditionele aanbestedingsprocedure opgezet te worden om gebruik te kunnen maken van het VISUALO-aanbod. Dit zorgt voor een administratieve vereenvoudiging wat tijd, energie en middelen zal besparen. 

Meer info?

Benieuwd naar het draaiboek en het raamcontract? Contacteer Polis (polis@oost-vlaanderen.be) voor meer informatie.Begin oktober werden ook 2 online infosessies georganiseerd. Ook die presentaties kan je opvragen en doornemen.

De website van provincie Oost-Vlaanderen bevat ook heel wat nuttige info.