Ruime belangstelling voor Interreg-seminarie financiële rapportering en controle

Projectrapportage

In een eerste deel werd dieper ingegaan op de regelgeving m.b.t. staatssteun en overheidsopdrachten, de manier waarop personeelskosten berekend moeten worden en de mogelijke kostenrubrieken in de uitvoering van een project.

Een aantal programma's  zoals Interreg Noordzee, Interreg Noordwest-Europa, Interreg Europe en Urbact werken namelijk niet langer met het gangbare standaard uurtarief. In deze programma’s kan je als Vlaamse projectpartner enkel nog personeel inzetten op het project volgens een gestandaardiseerde berekening van het maandloon en een vast tewerkstellingspercentage. Projectuitvoerders uit Vlaanderen of Brussel die binnen deze programma’s onder het controlesysteem van de Vlaamse overheid vallen, kunnen doorgaans enkel opteren voor deze methode.

Concreet ga je hiervoor als volgt te werk:

• Je maakt per personeelslid een zogenaamde ‘mission letter’ of ‘task assignment letter’ op waarin je het percentage opneemt dat het personeelslid voor het project werkt, alsook een beschrijving van de taken en verantwoordelijkheden van het personeelslid met betrekking tot het project. Voor de mission letter stellen sommige Interregprogramma’s een eigen sjabloon ter beschikking. Neem hiervoor zeker een kijkje op de programmawebsite. Indien het personeelslid ook voor andere EU-projecten personeelskosten indient, vermeld je hier eveneens per project voor hoeveel procent het personeelslid bij deze projecten betrokken is.
• Je gebuikt het BRUTO maandsalaris, zoals vermeld op de loonbrief van het betrokken personeelslid, en je vermenigvuldigt dit met de factor 1,7. Zo bekom je de gestandaardiseerde totale bruto maandelijkse kost voor dit personeelslid voor die maand.
• Tenslotte pas je hierop het percentage toe dat het personeelslid voor het project in kwestie werkt. Dit zijn de subsidiabele personeelskosten voor het personeelslid voor die maand.

Twijfel je welke methodiek je dient te volgen voor het registreren en indienen van personeelskosten? Kijk dan het programmareglement na van jouw Interreg-programma.

Eerstelijnscontrole

Een tweede deel van de sessie behandelde de verschillende online platformen die de Interreg programma's gebruiken om de voortgang van een project te rapporteren, en het Vlaamse systeem voor eerstelijn controle binnen de bovengenoemde interregprogramma's.

Op dit laatste gaan we graag wat dieper in. 

De projectuitgaven in het kader van een Interreg-project worden systematisch en periodiek gecontroleerd op meerdere manieren: bij de indiening van periodieke voortgangsrapporten bij het Interreg-secretariaat, bij jaarlijkse steekproeven door de Auditautoriteit van een programma, bij occasionele controles door Europa zelf...

De controle van uitgaven in het kader van periodieke voortgangsrapporten gebeurt doorgaans door één vaste instantie die daartoe aangewezen is door een individueel Interreg-programma of VLAIO. 

In het kader van de transnationale en interregionale programma’s gebeurt die controle door een pool van dienstverleners die door VLAIO geaccrediteerd zijn na een open offertevraag van diensten. Vlaamse projectuitvoerders én projectuitvoerders die niet in Vlaanderen gevestigd zijn maar onder het Vlaams controlesysteem zouden vallen, dienen één van deze geaccrediteerde dienstverleners te kiezen.

VLAIO sloot recent een multilaterale raamovereenkomst af met volgende 4 dienstverleners:

• Callens-Vandelanotte Bedrijfsrevisoren cvba
• Deloitte Consulting and Advisory cvba
• EY Bedrijfsrevisoren bv
• RSM InterAudit bv

VLAIO stuurt deze dienstverleners aan en organiseert regelmatig overleg met hen over de algemene uitvoering van hun opdracht en de kwaliteit ervan, regelgeving, interpretatiekwesties, …

Als projectuitvoerder kies je op basis van de catalogus en prijslijst één van bovenstaande dienstverleners. Voor het overige zijn geen verdere stappen of documentatie inzake aanbesteding vereist. De keuze van een dienstverlener geldt in principe voor de gehele duur van een project (ook indien project langer zou lopen dan de looptijd van het raamcontract).

Meer informatie over financiële controle is terug te vinden via de Interreg-pagina binnen de VLAIO-website.