PIO-tip: laat leveranciers zien wat je écht bedoelt!
Een goed bestek is goud waard. Toch mag je er als aanbestedende overheid niet zomaar van uitgaan dat elke kandidaat-opdrachtnemer exact begrijpt wat je bedoelt.
Dat geldt zeker voor innovatieve overheidsopdrachten. We kiezen daarbij vaak voor functionele specificaties: we beschrijven welk probleem we willen oplossen, maar laten ruimte aan de markt om zelf met een oplossing te komen. Die aanpak stimuleert innovatie, maar maakt het soms ook moeilijker om alle verwachtingen en accenten helder op papier te krijgen.
Wat voor jou als aanbestedende overheid vanzelfsprekend lijkt, is dat niet noodzakelijk voor een leverancier die jouw organisatie, processen of werkomgeving niet kent. Daarom raden we bij PIO aan om bij het bestek ook een infosessie te voorzien. Afhankelijk van de opdracht kan ook een plaatsbezoek een grote meerwaarde bieden.
Recent gaf AZ Oostende het goede voorbeeld. Voor het project T.R.U.S.T. (TijdsRegistraties op de Urgentie via Smart Tracking) lanceerde het ziekenhuis een opdracht (onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking) voor het uitvoeren van een Proof of Concept (PoC) rond automatische tijdsregistratie op de spoedafdeling. Naast het bestek organiseerde AZ Oostende ook een vrijblijvende infosessie met aansluitend een plaatsbezoek op de spoeddienst. Tijdens de sessie kregen leveranciers de kans om vragen te stellen over de scope van de PoC, de verwachtingen en de gewenste resultaten. Het plaatsbezoek maakte de context meteen veel concreter. Alle uitgenodigde bedrijven waren aanwezig. Er waren zelfs leveranciers uit het Verenigd Koninkrijk afgereisd.
De belangrijkste les? Een bestek vertelt veel, maar niet alles. Leveranciers weten niet altijd welke elementen voor jou essentieel zijn, waar de nadruk ligt of hoe de situatie er in de praktijk uitziet. Zoals in elke vorm van communicatie kan er ruis ontstaan tussen wat jij bedoelt en wat de ontvanger begrijpt.
Durf daarom het gesprek aan te gaan. Organiseer een infosessie, licht je verwachtingen mondeling toe en overweeg een plaatsbezoek wanneer de context van belang is. Zo geef je leveranciers niet alleen meer inzicht in jouw behoefte, maar vergroot je ook de kans op relevante en kwalitatieve offertes. Kortom: een extra uur toelichting vooraf kan je later heel wat vragen, misverstanden en teleurstellingen besparen.
Interesse in nog meer praktische tips rond innovatieve overheidsopdrachten? Neem dan zeker een kijkje op de pagina ‘Innovatieve overheidsopdrachten in de praktijk’ op de VLAIO-website. Geïnspireerd door de eerdere PIO-tip dat voldoende tijd geven leidt tot betere offertes, toont ook deze tip dat een kleine extra inspanning vooraf vaak een grote impact heeft op de kwaliteit van de ontvangen voorstellen.
Het Programma Innovatieve Overheidsopdrachten (PIO) bij VLAIO helpt de Vlaamse publieke sector om – via overheidsopdrachten – innovatieve oplossingen te laten ontwikkelen, testen en valideren door ondernemingen, kennis- en/of onderzoekscentra. Het gaat om innovatieve oplossingen voor publieke noden die nog niet volledig kant-en-klaar of op grote schaal beschikbaar zijn in de markt. PIO gaat daarbij geen enkele uitdaging uit de weg en staat open voor alle thema’s en sectoren. Mits voldoende potentieel op innovatie en impact, biedt het PIO-team de publieke sectororganisaties begeleiding en advies bij de aanbesteding en cofinanciert het PIO ook de aankoop zelf tot 50%.