PIO-tip: haal meer uit je marktconsultatie
Een marktconsultatie organiseren is meer dan bedrijven uitnodigen voor een gesprek. Met de juiste aanpak verzamel je niet alleen nuttige marktinformatie, maar stimuleer je ook nieuwe inzichten en samenwerkingen. PIO bundelt enkele praktische tips om meer uit je volgende marktconsultatie te halen.
Communiceer duidelijk over je marktconsultatie
Het doel van een open marktconsultatie is om je wensen en behoeften af te toetsen bij de markt. Wat in marketingbrochures beloofd wordt, stemt immers niet altijd overeen met de realiteit. Tegelijk geef je marktspelers de kans om mee na te denken over mogelijke oplossingsrichtingen, bestekclausules en aandachtspunten voor de toekomstige opdracht.
Daarom is het belangrijk om zoveel mogelijk potentiële opdrachtnemers te bereiken.
Gebruik verschillende kanalen om je marktconsultatie bekend te maken. Denk aan e-Procurement, e-mail, je website, Linkedin, sectororganisaties of vakbeurzen. Zo vermijd je dat interessante spelers je marktconsultatie missen.
Om deelnemers warm te maken voor de sessie is het ook belangrijk om vooraf duidelijk te communiceren wat aan bod zal komen. Zo kunnen bedrijven beter inschatten of deelname voor hen relevant is. Een goede voorbereiding is cruciaal. Ook de moderatie tijdens de sessie speelt een belangrijke rol om tot bruikbare inzichten en concrete resultaten te komen.
Er bestaan verschillende formats voor een marktconsultatie. Zolang je de principes van de wetgeving overheidsopdrachten respecteert, heb je veel vrijheid om de sessie vorm te geven. Maak daarbij ook duidelijk dat de marktconsultatie een voorbereidende stap is en dus nog geen aanbesteding.
Denk verder dan informatie ophalen
Een marktconsultatie is niet alleen een manier om inzichten uit de markt te verzamelen. Ze kan ook bedrijven met complementaire expertise samenbrengen. Zeker bij complexe uitdagingen zijn innovatieve oplossingen vaak het resultaat van samenwerking tussen verschillende partijen.
Zie een marktconsultatie niet alleen als een vraagmoment, maar ook als een ontmoetingsplaats. Als bedrijven elkaar vinden, ontstaan soms samenwerkingen die anders nooit tot stand waren gekomen.
Je kan dat als organisator ondersteunen door vooraf zicht te krijgen op welke expertise deelnemers aanbieden en welke partners of competenties ze nog zoeken. Zo worden mogelijke complementariteiten sneller zichtbaar en kunnen interessante gesprekken spontaan ontstaan tijdens de sessie. Hier zijn alvast enkele concrete tips om matchmaking te faciliteren tijdens je marktconsultatie:
- Vraag deelnemers om hun aanbod scherp te omschrijven. Laat hen bij de inschrijving concreet aangeven welke expertise, technologieën, producten, diensten of oplossingsrichtingen ze kunnen inbrengen.
- Breng de ontbrekende schakels in kaart. Vraag welke aanvullende expertise, technologieën of partnerschappen zij zoeken.
- Peil naar hun bereidheid tot samenwerking. Laat deelnemers aangeven of ze openstaan voor gezamenlijke oplossingen, partnerschappen of consortiumvorming.
- Deel vooraf een deelnemersoverzicht. Geef tijdig ingeschreven deelnemers inzicht in de aanwezige organisaties, expertisegebieden en gezochte complementariteiten, aangevuld met suggesties voor relevante gesprekspartners.
- Vraag beknopte voorbereidende input. Laat deelnemers hun visie op mogelijke oplossingsrichtingen of ecosysteemopbouw formuleren,
- Maak expertise zichtbaar tijdens het event. Twee korte slides kunnen gesprekken ondersteunen, terwijl een geïntegreerde poster de aanwezige kennis en samenwerkingskansen in één oogopslag zichtbaar maakt.
Bewaak het momentum
Een marktconsultatie creëert verwachtingen. Bedrijven investeren tijd om mee te denken over jouw uitdaging en krijgen interesse in de toekomstige opdracht.
Wacht daarom niet te lang met de volgende stap. Als er te veel tijd zit tussen de marktconsultatie en de effectieve aanbesteding, dreig je het opgebouwde momentum te verliezen.
Tijdens verschillende marktconsultaties van PIO hebben we deze aanpak in de praktijk getest. Telkens opnieuw merken we dat een goede voorbereiding, een brede communicatie en een tijdige opvolging leiden tot waardevollere inzichten én sterkere marktinteractie.
Op zoek naar meer tips?
Op onze website vind je een handige gids om een innovatieve overheidsopdracht voor te bereiden. De marktconsultatie is een belangrijk onderdeel hiervan. Neem een kijkje en ontdek hoe je dit concreet kan aanpakken!
Wat is het Programma Innovatieve Overheidsopdrachten (PIO)?
Het Programma Innovatieve Overheidsopdrachten (PIO) helpt de Vlaamse publieke sector om - via overheidsopdrachten - innovatieve oplossingen te laten ontwikkelen, testen en valideren door ondernemingen, kennisinstellingen en/of onderzoekscentra. Het gaat om oplossingen voor publieke noden die nog niet volledig kant-en-klaar of op grote schaal beschikbaar zijn in de markt.
Alle info, oproepen en events vind je op de PIO website.