Kmo-vriendelijk aanbesteden: omzendbrief en concrete tips
Kleine en middelgrote ondernemingen (kmo’s) hebben heel wat innovatie, expertise en wendbaarheid in huis. Maar vinden ze ook voldoende de weg naar overheidsopdrachten? Als aanbestedende overheid kan je zelf heel wat drempels wegnemen. Een recente omzendbrief en praktische webpagina van Het Facilitair Bedrijf helpen je op weg.
Omzendbrief over kmo-toegankelijke overheidsopdrachten
De omzendbrief van 22 mei 2026 bevat aanbevelingen om de toegang van kmo’s tot overheidsopdrachten te verbeteren. Ze hebben betrekking op de voorbereiding, plaatsing en uitvoering van opdrachten, maar ook op het beleid en de organisatie van aanbesteders.
We lichten er enkele aanbevelingen uit die we - vanuit onze rijke PIO-ervaring- voluit kunnen onderschrijven:
- Bereid je opdracht grondig voor met een onderbouwde behoeftebepaling en een degelijke marktconsultatie.
- Communiceer actief en tijdig over je aankoopbeleid en de opdrachten die je in de markt zet.
- Kies een passende plaatsingsprocedure, rekening houdend met de wettelijke voorwaarden maar ook met de omvang en complexiteit van de opdracht, transactiekosten, aard van de markt, het aantal potentiële inschrijvers en het gewenste eindresultaat.
- Hou je opdrachtdocumenten helder en overzichtelijk en gebruik begrijpelijke taal.
- Werk waar mogelijk met functionele of prestatie-eisen.
- Ga zorgvuldig om met minimale eisen.
- Formuleer relevante en proportionele selectie- en gunningscriteria.
- Kies waar mogelijk voor een gunning op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding.
- Organiseer een (online) informatiesessie of plaatsbezoek om potentiële inschrijvers goed te informeren.
- Voorzie voldoende indieningstijd. Kijk verder dan de wettelijke minimumtermijnen en hou rekening met onder meer de complexiteit van de opdracht en vakantieperiodes.
- Benut de mogelijkheden tot onderhandelen wanneer je kiest voor een procedure die onderhandelingen toelaat. Communiceer daarbij duidelijk over de timing en gesprekspunten en hou rekening met de inspanningen die onderhandelingen vragen.
De omzendbrief besteedt ook specifiek aandacht aan maatschappelijk verantwoorde overheidsopdrachten, waaronder duurzame, circulaire, innovatieve, sociale en ethisch verantwoorde overheidsopdrachten, en verwijst telkens door naar bijkomende informatie.
Handige webpagina kmo-participatie
De collega’s van de Afdeling Aankoopcentrale en Overheidsopdrachten van Het Facilitair Bedrijf bundelden op de webpagina KMO-participatie praktische tips, inspirerende voorbeelden en handvatten om drempels voor kmo’s te verlagen. Zeker de moeite waard om te bekijken als je een overheidsopdracht voorbereidt.
Op dezelfde webpagina vind je ook de vereenvoudigde modelbestekken OPZB (onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking) en VOPMB (vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking). Die kan je gebruiken wanneer je een eenvoudige, kleine opdracht wil plaatsen en kmo’s of start-ups op een laagdrempelige manier wil bereiken.
Neem je sleutelrol op als aanbestedende overheid
Kmo’s moeten voluit kunnen deelnemen aan overheidsopdrachten. Als aanbestedende overheid speel je daarin een sleutelrol.
Door vanaf de voorbereiding van je overheidsopdracht rekening te houden met kmo-vriendelijk aanbesteden, verlaag je drempels voor kmo’s en vergroot je de kans op een brede en diverse deelname van marktspelers aan jouw overheidsopdracht.