Begin met het vergroten van je kennis over de CSRD-richtlijn, de ESRS-standaarden en het brede concept duurzaamheid. Een goede start is het bestuderen van ESRS 1 en 2. Daarnaast is het aanbevolen om de informatieve video's op de EFRAG-website te bekijken, waar voor elke standaard een specifieke video beschikbaar is. 

Naast het begrijpen van de regelgeving, is het even belangrijk om bewustwording en enthousiasme binnen het bedrijf te creëren, zowel bij werknemers als het hogere management. Dit kan onder meer worden bereikt door interne workshops te organiseren. Door medewerkers en managers actief te betrekken in dit proces verdiepen zij hun kennis, neemt de motivatie toe, en kunnen zij tevens waardevolle inzichten en input leveren.

Het is van belang te benadrukken dat duurzaamheid niet alleen voordelen biedt voor de onderneming en de samenleving als geheel, maar ook voor de medewerkers zelf. Denk hierbij aan een verbeterde werkomgeving en kansen voor persoonlijke groei.

Identificeer de juiste persoon of afdeling die verantwoordelijk zal zijn voor het coördineren van het gehele proces tot het opzetten van een effectief duurzaamheidsrapportagesysteem. Deze persoon of afdeling fungeert als het aanspreekpunt binnen de organisatie en zal de leiding hebben over het verzamelen, analyseren en rapporteren van duurzaamheidsgegevens. Kies hierbij iemand die beschikt over de juiste kennis en expertise en bovendien in staat is om het grotere plaatje te zien en te begrijpen hoe duurzaamheid integreert met de algehele bedrijfsstrategie.

Denk ook na over welke afdelingen betrokken moeten worden bij het proces. Duurzaamheid raakt verschillende aspecten van een organisatie, van financiële rapportage tot externe communicatie en HR.

Bepaal wie allemaal belang heeft bij de duurzaamheidsprestaties van je bedrijf. Dit kunnen interne en externe belanghebbenden zijn, zoals werknemers, grote klanten, leveranciers, investeerders, omwonenden en milieuorganisaties. Bekijk ook bestaande analyses binnen je sector om zicht te krijgen op de stakeholders.

Neem vroeg in het proces contact op met een interne of externe auditor en vraag om feedback, onder meer over de resultaten van de stakeholder- en materialiteitsanalyse. Zo is er zekerheid dat er gewerkt wordt vanuit een correcte aanvangspositie. 

Bevraag de relevante stakeholders en ontdek welke duurzaamheidsthema’s zij relevant voor de onderneming vinden. Dit kan door interviews af te nemen, een workshop te organiseren, enquêtes uit te sturen… Hierbij is het belangrijk om de stakeholders de duurzaamheidsthema’s te laten scoren zodat je zicht krijgt op wat ze prioritair vinden. 

Weet dat bepaalde thema’s, zoals bijvoorbeeld het behoud van biodiversiteit, een wereldwijde relevantie hebben en daardoor als prioritair voor je onderneming naar voor kunnen komen, zelfs als er op het eerste zicht geen directe band met de onderneming is.

Er kan gebruik gemaakt worden van AI-tools (bijvoorbeeld Datamaran) om de materiële onderwerpen voor je onderneming te identificeren. Hierbij wordt rekening gehouden met wet- en regelgeving, tendensen, concurrenten, verslaggeving in de media… Overweeg ook samenwerking met sectororganisaties en concurrenten, zij hebben vaak vergelijkbare resultaten uit hun stakeholder- en materialiteitsanalyse. 

Rapporteer uiteindelijk alleen over de materiële onderwerpen die uit de materialiteitsanalyse naar voren zijn gekomen. 

Raadpleeg ESRS om te begrijpen hoe de materiële duurzaamheidsthema’s vertaald kunnen worden naar meetbare doelen en indicatoren.

Onderzoek welke duurzaamheidsgegevens (data) al beschikbaar is in de onderneming en identificeer wat nog ontbreekt. Controleer ook de kwaliteit van de bestaande data, zijn deze nauwkeurig en volledig?

In deze fase zet je een data governance-structuur op en zorg je er dus voor dat alle relevante niet-financiële data accuraat, betrouwbaar en auditeerbaar is. 

Dit omvat het aanpassen of opzetten van relevante processen binnen de organisatie, het duidelijk definiëren van verantwoordelijkheden en het implementeren van de benodigde ondersteunende tools en applicaties om ervoor te zorgen dat duurzaamheidsgegevens nauwkeurig worden vastgelegd, beheerd en gerapporteerd.

Start de nieuwe processen en verzamel gedurende het hele financiële jaar de vereiste duurzaamheidsdata.

Voordat je rapporteert, laat een interne of externe auditor een finale controle uitvoeren om ervoor te zorgen dat je klaar bent om te voldoen aan de rapportagevereisten.

Rapporteer over de huidige status van duurzaamheidsprestaties, zelfs als er op bepaalde thema’s nog geen actie is ondernomen. Leg uit hoe processen werken en geef zowel kwalitatieve als kwantitatieve informatie. Beschrijf niet alleen waar je nu staat, maar ook waar je naartoe wilt en wanneer. Integreer ook aspecten zoals end-of-life, circulariteit en de levenscyclusanalyse van producten. 

De rapportagecyclus dient als een kans voor voortdurende evaluatie, leren en verbeteren. Er worden jaarlijks duidelijke doelen gesteld waardoor de duurzaamheidsprestaties het volgende jaar (nog) zullen verbeteren, ook feedback van stakeholders moet hierbij actief in worden verwerkt. 

Voer een stakeholderanalyse uit, waarbij je ook externe stakeholders in rekening brengt. Een duurzaamheidsrapport dat alleen is opgesteld door het management van de onderneming, zonder rekening te houden met de verwachtingen en belangen van (externe) stakeholders, heeft beperkte waarde. 

Begin daarom met het in kaart brengen van de verwachtingen en belangen van de belangrijkste stakeholders. Dit kan eenvoudig worden bereikt door bijvoorbeeld door het versturen van enquêtes te versturen of korte gesprekken met enkele betrokkenen. Wat zijn de meest relevante duurzaamheidskwesties voor hen? Dit vormt de basis voor je rapportage.

Ontwikkel een heldere visie en strategie voor duurzaamheid. Dit fungeert als een leidraad die de onderneming helpt om duurzaamheidsdoelen te bereiken, de impact te vergroten en zich aan te passen aan veranderende maatschappelijke verwachtingen.

Het is cruciaal om niet alleen het management, maar ook je medewerkers actief te betrekken. Dit kan worden bereikt door bijvoorbeeld een multidisciplinair team samen te stellen met vertegenwoordigers uit verschillende afdelingen en niveaus binnen je organisatie. Organiseer workshops of brainstormsessies om ideeën te genereren en een gedeelde visie te creëren. Laat medewerkers meedenken over de duurzaamheidsdoelstellingen en de te nemen maatregelen. Het is aan te raden om professionele begeleiding te overwegen bij een dergelijke workshop. Je kan hiervoor onder meer contact opnemen met de VLAIO bedrijfsadviseurs.

Ontwikkel een haalbaar actieplan met duidelijke en meetbare doelen. Hou hierbij onder meer rekening met het volgende:

• Start klein, het aantal acties kan jaar na jaar groeien. 
• Neem de beschikbaarheid van subsidies voor bepaalde acties mee in je prioritering.
• Actief benaderen van stakeholders die wel onder de CSRD vallen, zoals grote klanten of leveranciers, en vragen welke informatie ze (de komende jaren) van je zullen vragen. Neem deze informatie onmiddellijk op in uw duurzaamheidsplan en verzamel deze gegevens.
• Blijf trouw aan de overkoepelende visie en strategie.
• Houd rekening met toekomstige (Europese) wettelijke verplichtingen.
• Zoek naar quick wins en weeg altijd af tussen impact en inspanning.
• Betrek de werknemers zoveel mogelijk en geef hen verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van bepaalde acties.

Enkele strategische acties voor jaar 1 of 2 kunnen zijn:

• Bereken je CO₂-uitstoot, dit geeft inzicht en beïnvloedt het actieplan van de volgende jaren.  
• Identificeer je belangrijkste stakeholders en ga in gesprek over hun verwachtingen.
• Onderzoek hoe je een rol kunt spelen in de circulaire economie.
• Overweeg de relevantie van certificeringen voor je onderneming.
• Word lid van een duurzaamheidsnetwerk om kennis en ervaring te delen.