Aalst en Zaventem maken ondernemen makkelijker via digitaal ondernemersloket

In november gingen zowel het digitale ondernemersloket van Aalst als dat van Zaventem online. Een mooi moment om iets dieper in te zoomen op beide projecten.
Schepen Katrien Beulens Stad Aalst

Wat voorafging

In het voorjaar van 2019 lanceerde VLAIO een EFRO-oproep die zich richtte op de digitalisering van lokale besturen met het oog op het verbeteren van hun dienstverlening naar ondernemers. Van een modern bestuur wordt meer en meer gevraagd om innovatief te zijn op het vlak van e-government om de uitdagingen van de ondernemers aan te pakken. Deze uitdagingen omvatten onder andere de groeiende vraag naar een online of digitale aanpak van de nodige procedures, het stimuleren van het e-ondernemen en het innovatief aanpakken van de dienstverlening naar de ondernemers toe. Essentieel hierbij is dat de digitale technologie wel degelijk geïntegreerd wordt binnen de dienstverlening zelf. 

Binnen deze oproep werden 12 projecten goedgekeurd. Deze werden met begeleiding vanuit het VLAIO e-loketondernemers uitgevoerd, met de bedoeling hen hierop aan te sluiten. Het e-loket wil een centrale toegangspoort vormen van waaruit een ondernemer alle vergunnings en subsidie aanvragen kan doen en de uitvoering hiervan ook kan opvolgen, om dit gestroomlijnd te laten verlopen is een goede koppeling met de gemeentelijke websites dan ook essentieel. De projecten van Aalst en Zaventem vormen hiervan 2 mooie voorbeelden, waar de koppeling succesvol was zodat ondernemers er voortaan heel wat vergunningen digitaal  kunnen aanvragen.  
 

Aalsterse ondernemers vinden de weg

Sinds 7 november kunnen Aalsterse ondernemers de horecavergunning, terrasvergunning, premie wondernemen en binnenkort ook een starterscontract digitaal aanvragen en opvolgen via het Ondernemerspunt.  Daarnaast heeft het platform nog heel wat extra te bieden zoals sector gerelateerde artikels, nieuwsberichten en een overzicht van heel wat opleidingen en workshops. Op één maand tijd meldden meer dan 500 ondernemers zich al aan op het digitaal ondernemersplatform. 
 

We zetten de digitale poort open voor ondernemers. Zo kunnen horeca-uitbaters vanaf nu hun horeca- en terrasvergunning niet alleen digitaal aanvragen, maar ook digitaal opvolgen en ontvangen. Startende ondernemers kunnen online een starterscontract aanvragen én ontvangen en voor kmo’s is er ook de nieuwe premie ‘Wondernemen'. 
Margot De Wit
Adviseur economie Stad Aalst

Met het Ondernemerspunt kan de stad op een nieuwe en efficiënte manier communiceren met haar lokale ondernemers. Zowel starters met ondernemingsplannen als gevestigde ondernemers kunnen er terecht en vinden er informatie op maat. Op termijn zullen alle producten digitaal beschikbaar zijn op dit platform, dat op een heel intuïtieve en gebruiksvriendelijke manier werkt. Alle mogelijke dienstverleningen, documenten en informatie voor ondernemers en starters met ondernemingsplannen zal je hier terugvinden. Informatie, nieuwsberichten en artikels zullen op maat van de ondernemer zichtbaar worden gesteld. Bovendien worden alle gegevens bijgehouden in een centrale database waaruit de stad de juiste analyses en trends kan halen om te blijven optimaliseren.

De Aalsterse ondernemers vormen de belangrijkste schakel binnen het economisch weefsel van onze stad. De stad Aalst is fier op haar ondernemers en biedt hen met het Ondernemerspunt een uniek platform in Vlaanderen dat hen verder kan laten groeien.
Christoph D’Haese
Burgemeester Aalst

Enerzijds fungeert het platform als een functioneel e-loket voor ondernemers gelinkt aan authentieke bronnen van de Vlaamse Overheid, anderzijds als een bedrijvendatabank voor de dienst Economie en zorginnovatie. De stad Aalst ontwikkelde het Ondernemerspunt met de bedoeling Aalsterse ondernemers zo veel mogelijk te ontzorgen en op een eenvoudige manier door de dienstverlening te loodsen. Het platform werd opgebouwd op basis van input van de ondernemers, en daarbij werd werkelijk aan alles gedacht tijdens de ontwikkeling.

Dankzij de aansluiting met de Vlaamse digitale bouwstenen toegangs- en gebruikersbeheer (ACM/IDM), Global Header en dossierstatusinformatiesysteem (DOSIS) kunnen ondernemers hun dossiers aanvragen én opvolgen via het e-loketondernemers.be. Ze hoeven zich ook niet meer aan te melden, maar kunnen rechtstreeks naar het e-loket als ze op de website van de stad Aalst zijn ingelogd.
 

Zaventem als voorbeeldgemeente

De voorbije maanden werkten de gemeente Zaventem en VERA (Vlaams-Brabants steunpunt voor e-government) nauw samen om een digitale dienstenmotor uit te rollen. 

Zaventem ligt in het economische hart van België, onze gemeente telt maar liefst 5000 ondernemingen. Zij kunnen voortaan in enkele muisklikken zowel diverse horeca- en andere handels gerelateerde info en vergunningen aanvragen, alsook aangifte doen van lokale bedrijfsgebonden belastingen. We hebben geen moment getwijfeld om in dit pilootproject te stappen. Het is een echte win-win: dankzij het digitale loket worden fouten bij de gegevensinvoer vermeden en het zorgt voor efficiëntie en een grote tijdsbesparing voor alle betrokken partijen.
Ingrid Holemans
Burgemeester Zaventem

In een paar stappen richting vergunning

Zaventem ging meteen voor een ambitieus digitaal loket voor ondernemers en handelaars: maar liefst 10 veelgebruikte processen werden gedigitaliseerd, waarvan 4 aangiftes (huis-aan-huis drukwerk, parkeerplaatsen, reclamepanelen en drijfkracht) en 6 vergunningsaanvragen (drank, horeca, terras, ambulante handel en standplaatsen op de wekelijkse markt en themamarkten). Zowel voor de ondernemer als voor de dossierbehandelaar bij de gemeente Zaventem biedt het e-loket grote voordelen.
 

Een café-uitbater moest vroeger zijn aanvraag voor een horecavergunning uitprinten, invullen, scannen en doorsturen. De foutenmarge was groot door moeilijk leesbare namen, verkeerde informatie of een gebrek aan bijlagen. Wat volgde was een inefficiënte heen-en-weer communicatie, frustrerend voor zowel ondernemer als de administratieve diensten. Dat is verleden tijd. In Zaventem vraag je nu een horecavergunning aan in zes logische en eenvoudige stappen.
Sven Willekens
Beleidsadviseur Economie en Ondernemen Zaventem

Doordat een ondernemer zich aanmeldt met zijn elektronische identiteitskaart of via Itsme, worden tal van velden automatisch ingevuld. Vervolgens kan de aanvrager alle nodige bijlagen eenvoudig uploaden. Een grote tijdswinst, maar vooral het centrale beheer van de aanvraag levert voordelen op. Zodra alle diensten het aanvraagdossier hebben aangevuld met adviezen of opmerkingen, neemt ook het schepencollege een digitaal besluit over de vergunningsaanvraag. Tot slot krijgt de ondernemer via mail nieuws over die beslissing, indien van toepassing aangevuld met een digitaal betalingsverzoek. 

Na de lancering van het digitaal loket op 30 november volgt de verdere uitrol met de technische partners en de ondernemers van Zaventem. Begin 2023 zal Zaventem op kruissnelheid zitten en een volgende reeks diensten digitaliseren.

Europese steun voor digitalisering

Zowel Aalst als Zaventem ontvingen voor de ontwikkeling van hun digitaal ondernemersloket steun vanuit het Europees Fonds voor Regionale ontwikkeling. Ook in het EFRO programma 2021-2027 blijft digitalisering een belangrijk thema en mogen komende jaren hiervoor nog een aantal oproepen verwacht worden.