Soms zal je al van bij de start van je onderneming personeel moeten inschakelen. Of je onderneming groeit en je hebt nood aan extra helpende handen. Maar hoe begin je daaraan? Zijn er misschien alternatieven in plaats van vaste werknemers? En wat is het kostenplaatje?

Vast of flexibel personeel? 

Afhankelijk van de hulp die je nodig hebt, hoef je misschien niet meteen een vaste werknemer in dienst te nemen. Heb je bijvoorbeeld te maken met seizoensproducten dan heb je misschien enkel gedurende enkele maanden iemand nodig en kunnen freelancers of jobstudenten een optie zijn. We lijsten hieronder enkele mogelijke alternatieven op: 

Meewerkende echtgeno(o)t(e), helper en toevallige helper

Werk je als zelfstandige, dan kan je de hulp inroepen van je partner, familieleden of vrienden om je te helpen in je zaak, bijvoorbeeld op drukke momenten. Deze regeling geldt enkel voor natuurlijke personen, niet voor vennootschappen. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen meewerkend echtgenoten, zelfstandig helper en toevallige helper.

Freelancers

Freelancers leveren een op voorhand vastgestelde dienst, tegen een op voorhand vastgelegd tarief. Leg deze afspraken zeker vast in een contract. 

Jobstudenten

Je kan jobstudenten tewerkstellen met een studentenovereenkomst voor maximaal 650 uur per kalenderjaar, waarbij een verlaagde sociale bijdrage geldt. Hierdoor zijn de kosten voor de werkgever lager, terwijl de jobstudent netto meer overhoudt. Let op, bepaalde taken met veiligheids- of gezondheidsrisico’s zijn niet toegestaan voor studenten. Als werkgever kan je via de tool "burgergegevens raadplegen" nakijken of iemand nog als jobstudent mag werken. 

Flexi-jobs

Via het systeem van flexi-jobs betalen werkgevers in bepaalde sectoren enkel een patronale bijdrage van 28% boven op het loon van flexi-jobbers. De gewone socialezekerheidsbijdragen en de bedrijfsvoorheffing zijn dus niet van toepassing op het flexi-loon. Een tewerkstelling in het kader van een flexi-job gebeurt steeds op kwartaalbasis. Belangrijk is dat je als werkgever voor elke flexi-jobwerknemer over een raamovereenkomst beschikt. Als werkgever kan je via de tool "burgergegevens raadplegen" nakijken of iemand een flexi-job mag doen. 

Amateurkunstenvergoeding

Artistieke prestaties kan je laten vergoeden via de amateurkunstenvergoeding (AKV). De AKV is een onkostenvergoeding waarop je geen belastingen of sociale bijdragen verschuldigd bent. Je bouwt hiermee wel geen sociale rechten op. Opdrachtnemers en opdrachtgevers moeten zich op het platform Working in the Arts registreren en zullen ook alle betalingen via dat platform registreren (vanaf 1 januari 2024).

Externe dienstverlener

Een externe dienstverlener kan je inhuren om een specifieke taak te vervullen, denk aan bijvoorbeeld een boekhouder, een communicatiebureau, een transportbedrijf, …

De kostprijs

Wanneer je wil starten met personeel, is het belangrijk om na te gaan of je onderneming over voldoende financiële middelen beschikt om personeel in te schakelen. Daarvoor moet je natuurlijk ook weten hoeveel je hen moet betalen.  

Op de website www.ikwilaanwerven.be vind je werknemersprofielen die typisch zijn voor jouw sector. Elk profiel is voorzien van een prijskaartje dat niet alleen de totale loonkosten toont, maar ook de kostenposten waaruit het totale bedrag is opgebouwd. 

Wil je een kostenraming op maat, dan kan je daarvoor terecht bij je sociaal verzekeringsfonds.

De zoektocht naar geschikte kandidaten 

Om geschikte kandidaten te vinden, kan je een beroep doen op de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling (VDAB).   Er bestaan ook diverse formules om je ideale werknemer zelf op te leiden op de werkvloer zoals een individuele beroepsopleiding (IBO), beroepsinlevingsstage (BIS), … Als werkgever kan je gratis een beroep doen op HR advies van VDAB voor al je vragen in verband met aanwerven en opleiden. 

Ook private ondernemingen, zoals uitzendkantoren, wervings- en selectiekantoren, headhunters en websites met vacatures en cv’s kunnen je bijstaan in je zoektocht naar geschikt personeel.

Administratieve verplichtingen 

De aanwerving van een nieuwe werkkracht brengt administratieve verplichtingen met zich mee. Je kan deze plichten zelf in orde brengen of tegen een betaling een beroep doen op de diensten van een erkend sociaal secretariaat of sociaal dienstverrichter. Wanneer je je eerste werknemer aanwerft, kan je een financiële tussenkomst krijgen voor de inschrijvingskosten bij een sociaal secretariaat. 

• Je identificeert je bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) als werkgever. Dat kan online via de toepassing WIDE (Werkgeveridentificatie).
• Als je een personeelslid aanwerft, dan moet je een onmiddellijke aangifte van tewerkstelling (Dimona) doen bij de RSZ. Dat is verplicht voor alle werkgevers van alle sectoren, en het moet elektronisch gebeuren. Door die aangifte meld je aan de RSZ de aanwerving of het vertrek van een werknemer in de onderneming.

Daarnaast zijn er ook verplichtingen buiten de sociale zekerheid. Zo moet je ook: 

• een arbeidsovereenkomst en een arbeidsreglement opmaken;
• een arbeidsongevallenverzekering afsluiten, ongeacht de duur van de arbeidsprestatie;
• je aansluiten bij een kinderbijslagfonds binnen 90 dagen na aanwerving. Kies je zelf geen fonds, dan sluit je automatisch aan bij de Rijksdienst voor Kinderbijslagen van Werknemers (RKW). Voor enkele sectoren geldt geen vrije keuze;
• je aansluiten bij een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk;
• administratief in orde zijn (onder andere een personeelsregister bijhouden, een loonfiche afleveren ...).

Als je arbeiders in dienst neemt, dan moet je je aansluiten bij een kas voor jaarlijkse vakantie. Die aansluiting gebeurt via de inschrijving bij de RSZ. Veel werkgevers sluiten zich aan bij de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie (RJV). Sommige sectoren (voeding, bouw, metaal ...) hebben een eigen vakantiekas.

Steunmaatregelen

Een overzicht van alle steunmaatregelen voor aanwerving vind je terug in de subsidiedatabank (filter op tewerkstellen). Je krijgt niet alleen een overzicht van mogelijke subsidies, maar ook van andere maatregelen zoals doelgroepverminderingen op de sociale bijdragen wanneer je bepaalde werknemersprofielen in dienst neemt.

Personeel opleiden

Wil je je medewerkers laten bijscholen, dan zijn daarvoor ook diverse steunmaatregelen mogelijk.  Als kmo kan je beroep doen op de subsidie kmo-portefeuille voor opleiding van je personeel bij een geregistreerd dienstverlener. Een overzicht van alle steunmaatregelen vind je in de subsidiedatabank (filter op opleiden).

De Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling (VDAB) biedt ook heel wat opleidingen aan voor je werknemers. Onder bepaalde voorwaarden zijn deze opleidingen gratis of krijg je korting. Wanneer je personeel tijdelijk werkloos is, kan je hen gratis bijscholen.