Corona dwingt EFRO-promotoren opzoek te gaan naar digitale alternatieven voor events

Publicatiedatum
Door de coronamaatregelen is het niet mogelijk om nog fysiek evenementen of infosessie te laten plaats vinden. Dergelijke evenementen worden vaak vervangen door online webinars. Voor sessies die vooral informatief van zijn en waarbij de informatieoverdracht voornamelijk van één kant komt vormen deze een goed alternatief. We sommen graag een aantal mogelijkheden op en illustreren deze met goede praktijken van collega promotoren.

Wanneer er meer interactie en inbreng van alle deelnemende partijen vereist is, wordt het vaak moeilijker (matchmaking sessie, co-creatiesessies,…). Een duidelijk afgelijnde methodologie met duidelijke afspraken over het verloop van de sessie zijn dan belangrijk, zoniet verlopen dergelijke sessies chaotisch, wat frustraties oplevert. 

Hieronder delen we graag enkele goede praktijken en suggesties die u kan gebruiken bij het organiseren van een evenementen / begeleidingstrajecten met ondernemingen (online of coronaproof). 

Webinars en online events

Klassieke events en infosessies worden vaak vervangen door online webinars. Het is daarbij belangrijk een strakke en vooraf meegedeelde timing aan te houden, zoniet bestaat de kans dat deelnemers afhaken. Door een goeie mix te maken van speeches, filmpjes en interactieve polls waarbij naar de mening van deelnemers gepeild wordt, kan je de aandacht van de deelnemers langer vasthouden. Ook het aanbieden van virtuele rondleidingen kan een leuke alternatief zijn. 

Mogelijke software tools voor online meetings: Zoom, MS Teams, Google Hangouts, Google Meet

Mogelijke software tools voor webinars: Webinarsolutions, Remo   

Mogelijke software tools om interactie in evenementen in te bouwen: Mentimeter, Sli.do, Surveymonkey, Brella, Way2Play, Buzzmaster, Eccolaluna
 

Matchmaking events

Bij matchmaking events is er voortdurende interactie tussen deelnemers. In dat geval is het raadzaam dat de deelnemer reeds vooraf hun specifieke thema’s of interesses kunnen doorgeven, zodat ze online in beperkte groepen geplaatst kunnen worden. 

Ook voor dergelijke events bestaan er specifieke tools. 

Voorbeeld: matchmaking Blikopener

Samenslimmerondernemen

Aandachtspunten: 

  • strak afgelijnde timing
  • afgelijnde thema’s;
  • sterk afgelijnde methodiek die gerespecteerd wordt (kennismaking en vragen volgens een vast stramien)

Mogelijke software tools om netwerking te stimuleren: ConversationStarter, B2Match, Meetmatch, Meeple, Thola, Virbela
 

Co-creatiesessies

Co-creatiesessies vinden vaak plaats in kleine groepen waar intense samenwerking vereist is. Aangezien de afstand bij een online sessie vaak als groot wordt ervaren, wordt toch aangeraden om eerst coronaproof fysiek af te spreken, desnoods in kleinere groepen of zelfs via een wandeling. Als de deelnemers mekaar kennen, zal de samenwerking online een stuk vlotter verlopen. De tijd die de fysieke ontmoeting inneemt, wordt dus gecompenseerd door het vlottere verloop van de online sessies. 
Wanneer fysiek afspreken niet mogelijk is, wordt aangeraden om de nodige tijd en aandacht te besteden aan de online kennismakingsronde. 

  • Bio4Save: project rond sensortechnologie die aan kwekers uit de serreteelt gedemonstreerd werd. In eerste instantie werd fysiek afgesproken in kleine groepjes, in combinatie met een latere online toelichting. Het fysieke contact werd daardoor gereduceerd tot het minimum. Een fysieke toelichting bleek niettemin noodzakelijk om de technologie duidelijk te kunnen demonstreren. 
  • VLAIO Ondernemersplatform werkt met online post it sessies Conceptboard en MURAL

Andere software toepassingen zijn bijv. Miro en MS Whiteboard

Mogelijke promotionele activiteiten

o    Achtergrond van de online meeting aanpassen en daarin logo's en promotie voor het project verwerken

achtergrond EFRO
o    Voorzien van promotionele corona gadgets (bijvoorbeeld mondmaskers, ontsmettingssprays,…. Waarop de nodige logo’s vermeld staan). 

mondmasker