Betalen je klanten je facturen te laat?
Ondernemers krijgen helaas vaak te maken met facturen die niet binnen de vooropgestelde termijn worden betaald. Heel vervelend, want dit kan je veel geld kosten en leiden tot liquiditeitsproblemen.
Hoe voorkom je dat klanten zich niet houden aan de betaaltermijn van hun factuur? Door een succesvol debiteurenbeheer! Check onze tips voor tijdige betalingen.
Wat is een debiteurenbeheer?
Onder debiteurenbeheer verstaan we alles wat je als bedrijf doet om ervoor te zorgen dat je klanten hun facturen betalen. Dit kan gaan van het vooraf checken of je klanten wel kredietwaardig zijn, tot het inschakelen van een incassobureau wanneer een betaling langere tijd uitblijft. Hiermee kan je het probleem van wanbetaling grotendeels aanpakken. Let op, een garantie tot correcte betaling heb je nooit.
Tips voor een tijdige betaling
- Maak duidelijke (betaal)afspraken
Leg vooraf afspraken vast in een overeenkomst. In deze overeenkomst kan je specifieke informatie rond de levering vermelden, zoals omschrijving, totale kosten, levertermijn en betalingstermijn. Tot slot kan je verwijzen naar je algemene voorwaarden.
- Stuur tijdig je factuur
Stuur je factuur op zodra de diensten of goederen verzonden of geleverd zijn. Vermeld op de factuur het totaalbedrag, de betaalgegevens en de betaaltermijn. Je kan ook vermelden dat er extra kosten worden aangerekend als de factuur niet tijdig wordt betaald.
- Stuur je factuur digitaal en eventueel ook op papier
Probeer excuses te voorkomen zoals ‘ik heb de factuur niet ontvangen’ door ze digitaal te versturen. Wil je helemaal zeker zijn dat je klant de factuur op één of andere manier heeft ontvangen, stuur ze dan ook op papier.
- Plan je debiteurenbeheer
Je kan dit inplannen als een wekelijkse taak. Zo voorkom je dat je betaaltermijnen uit het oog verliest, en verstuur je tijdig betalingsherinneringen en aanmaningen.
- Ken je klant
Wanneer je klant zelf een onderneming is, dan kan het nuttig zijn om extra informatie over de klant te verzamelen. Zo weet je met wie je in zee gaat en verklein je het risico op wanbetaling. Vraag bijvoorbeeld hoe hij of zij bij jou terecht is gekomen, google je nieuwe klant of controleer zijn of haar kredietwaardigheid. Een blik op de jaarrekening van je klant kan je ook heel wat informatie geven.
Een goed debiteurenbeheer begint met eenduidigheid
Voor een goede opvolging van je openstaande facturen is het aangeraden om consequent te werk te gaan en steeds dezelfde timing aan te houden. Stel jezelf allereerst volgende vragen:
- Hoe snel na de vervaldatum van de factuur verstuur je een betaalherinnering of aanmaning?
- Hoeveel betaalherinneringen of aanmaningen verstuur je?
- Via welke methode? Op papier, digitaal, …?
- Herinner je je klanten ook telefonisch over het uitblijven van hun betaling?
- Wat doe je als er na het uitgestippelde traject nog altijd geen betaling is?
Wacht in ieder geval niet te lang met het ondernemen van actie na het verstrijken van de betaaltermijn. Indien je te lang wacht, schijn je uit dat je je eigen betaaltermijn niet serieus neemt. Klanten zullen het opmerken wanneer je dit nauwgezet opvolgt en zullen je voortaan sneller betalen.
Wanneer mag je extra kosten aanrekenen bij niet-betaling?
Let op, deze nieuwe wetgeving is enkel van toepassing voor B2C.
Vanaf 1 december 2023 moet je verplicht eerst een gratis herinnering sturen naar je klant. Pas daarna, na een wachttijd van 14 kalenderdagen, kan je eventuele extra kosten aanrekenen bij het uitblijven een betaling. Je kan hierbij kiezen voor verwijlinteresten of een forfaitaire vergoeding.
Wanneer begin je de kalenderdagen te tellen?
- Bij een verzending per post begint de termijn van 14 kalenderdagen pas te lopen op de derde werkdag na de verzending door de post.
- Als je de herinnering langs elektronische weg verzendt, start de termijn van 14 kalenderdagen op de kalenderdag die volgt op de dag waarop je de herinnering stuurt.
Wanneer mag je verwijlinteresten aanrekenen?
- Kmo’s mogen bij niet-betaling na die 14 kalenderdagen verwijlinteresten aanrekenen vanaf de dag na verzending van de herinnering.
- Andere ondernemingen mogen enkel verwijlintresten aanrekenen vanaf de dag na de wachttermijn van minimum 14 kalenderdagen.
Wat bij regelmatige levering van goederen of diensten?
Verzorg je voor je klant een regelmatige levering van goederen of diensten, zoals een jaarabonnement met maandelijkse betalingen? Dan moet je de klant drie gratis herinneringen (dus voor niet-betaling van drie vervaldata) per jaar sturen. Voor bijkomende herinneringen mag je in dat geval niet meer aanrekenen dan 7,5 euro per herinnering plus portkosten.