Online Werkrooster: snel en eenvoudig personeel plannen

Online Werkrooster maakt software voor tijdsregistratie en personeelsplanning. Dankzij FINMIX haalden ze een eerste lening binnen die een hefboomeffect creëerde naar andere financierders.
Online Werkrooster

Ik ben Nick en samen met Bert Neels medeoprichter van Online Werkrooster. Tijdens mijn studies heb ik veel in de horeca gewerkt en moest ik vaak zorgen voor de planning van veel studenten voor een grote horecazaak. Dit was een ingewikkelde puzzel: ik moest iedereen opbellen om naar de beschikbaarheden te vragen en daar was ik zo’n 2 à 3 uur per week mee bezig. Nadien moest deze planning ook nog verwerkt en uitbetaald worden. Door deze ervaring is het idee ontstaan voor een online werkrooster. Op dat moment, ik denk rond 2008, was de technologie echter nog niet helemaal geschikt voor mijn concept. 

Co-creatie met gebruikersgroep

Na mijn studies heb ik 7 jaar bij HP gewerkt en vanaf 2013 begon ik in bijberoep de Online Werkrooster-applicatie te programmeren. Toen de toepassing concreet werd, hebben we onze bètaversie voorgesteld op de Horecabeurs. Hiermee wonnen we de prijs voor beste nieuwe ICT-dienst, de Baanbreker Award. Ook vonden we op die beurs onze eerste klanten en begonnen we een samenwerking voor de verdere ontwikkeling van ons product. Door deze manier van werken konden we voor het programmeren alles nog bijsturen in functie van de behoefte van onze klant. 

Op dit moment krijgen we de feedback van onze gebruikers dat het een heel gebruiksvriendelijke tool is. We hebben nu meer dan 100 klanten, wat een sterke groei is. 70% van onze klanten is horeca, maar ook fabrieken die 24/7 werken, kledingketens, supermarkten en banken doen reeds beroep op onze tool.

Nick Geys
We willen onze klanten kunnen garanderen dat ons bedrijf ook voor de volgende jaren gezond zal blijven en daarom hadden we extra financiering nodig.
Nick Geys
medeoprichter Online Werkrooster

Gebruiksvriendelijk en volledig geautomatiseerd

Het basisidee van Online Werkrooster is simpel: een tool om online een personeelsplanning op te stellen, waar het personeel op voorhand zijn/haar beschikbaarheid kan doorgeven. Nadien kan je de geplande werktijden naar je personeel sturen en zij kunnen die via Online Werkrooster raadplegen en goed- of afkeuren. Op vraag van onze klanten komen er nog heel wat functionaliteiten bij. Zo zijn we bijvoorbeeld de enige in België met een volledig geautomatiseerd Dimona-systeem. 

Online Werkrooster

Op zoek naar extra kapitaal via FINMIX

Op een bepaald moment moesten we de sprong maken van bijberoep naar hoofdberoep. In januari 2017 namen we onze eerste werknemers aan. Dankzij goede verkoopcijfers ging dat budgettair, maar we wouden onze klanten ook garanderen dat ons bedrijf gezond zal blijven. Daarom hadden we extra financiering nodig. 

Eerst werden we lid van Bryo, de jongerenwerking van Voka. Daar hebben we FINMIX leren kennen stelden we een zo volledig en realistisch mogelijk businessplan op. Het FINMIX-team heeft ons geholpen met het opmaken van onze voorstelling aan de FINMIX experten.

Na de presentatie voor het FINMIX-panel kregen we een combinatie van praktische tips met fundraisingtips. Bijvoorbeeld dat we onze initiële financieringsbehoefte hadden onderschat: volgens de FINMIX experten hadden we nood aan minstens 250.000 euro in plaats van de initiële 50.000 euro. Van elke persoon uit het panel hebben we na onze voorstelling een verslag gekregen met feedback. Zo zijn we uiteindelijk bij PMV/z terecht gekomen waar we nu onze lening hebben gekregen.

De FINMIX-adviseur heeft mij goed bijgestaan, niet alleen in de voorbereiding maar ook achteraf door samen de feedback van de experten te overlopen. 
Nick Geys
Nick Geys
medeoprichter Online Werkrooster

Lening zorgt voor hefboomeffect

Dankzij onze deelname aan het FINMIX panel hebben we dus een eerste lening kunnen ophalen wat een hefboomeffect creëerde. Dankzij PMV/z hebben we financiering opgehaald bij een aantal andere partijen, waardoor we uiteindelijk 250.000 euro gefinancierd kregen. Met dit opgehaald kapitaal hebben we een kantoorruimte kunnen huren, een extra developer kunnen aannemen en we zijn nu op zoek naar een salesverantwoordelijke. Dat zijn drie heel concrete dingen die wij verwezenlijkt hebben dankzij FINMIX. 

Online Werkrooster
Nick Geys
Dankzij FINMIX haalden we onze eerste lening binnen, die een hefboomeffect creëerde naar andere partijen om ons ook te willen financieren.
Nick Geys
medeoprichter Online Werkrooster

Internationaliseren richting Frankrijk 

Sowieso willen we ons programma nog verbeteren. Het is nu de bedoeling ons klantenportfolio in België uit te breiden en ons voor te bereiden op internationalisering. De eerste internationaliseringsstap die wij zullen zetten is waarschijnlijk in Frankrijk omdat die markt nog vrij open ligt en omdat we ook al een Franstalige versie hebben.