Fiscaal statuut buitenlandse kaderleden (expat statuut)

Laatst gewijzigd op 3 dec 2019 (Alle wijzigingen)

Samengevat

Voor wie
vennootschappen met een internationaal karakter
Voor wat
tewerkstelling in België van bepaalde buitenlandse kaderleden
Bijzonder aanslagstelsel
met belangrijke kostenbesparingen voor de werkgever

Wat houdt de maatregel in

Het bijzonder aanslagstelsel voor buitenlandse kaderleden of expats geldt voor bepaalde naar België gedetacheerde kaderleden of kaderleden die rechtstreeks in het buitenland zijn aangeworven om tijdelijk in België te werken. Om dit statuut te verkrijgen moeten zowel de expat als de werkgever aan een aantal voorwaarden voldoen.

Werkgevers van expats met dit speciaal statuut, kunnen genieten van een belangrijke kostenbesparing.

Wie komt in aanmerking

Voorwaarden voor de expat

1. De expat moet de buitenlandse nationaliteit bezitten (het stelsel geldt niet voor personen die de Belgische nationaliteit hebben, ook niet als zij een dubbele nationaliteit zouden hebben)

2. De expat moet een kaderlid zijn. Dit betekent dat de uitgeoefende functie een bijzondere kennis en verantwoordelijkheid vereist. Daarnaast komen in aanmerking:

  • Gespecialiseerd personeel: de werknemers die, zonder kaderlid te zijn, een zodanige specialisatie hebben dat hun aanwerving in België uiterst moeilijk, zoniet onmogelijk is.
  • Onderzoekers die hun activiteit uitoefenen in Belgische of buitenlandse wetenschappelijke onderzoekscentra en –laboratoria.

3. De tewerkstelling in België dient van 'tijdelijke aard' te zijn.
Het tijdelijke karakter van de tewerkstelling kan bijvoorbeeld aangetoond worden door de persoonlijke situatie van de expat, bijvoorbeeld: 

  • het verblijf van de echtgeno(o)t(e) of de kinderen in het buitenland;
  • het hebben van een woning in het buitenland;
  • het feit dat de kinderen in het buitenland onderwijs blijven volgen;
  • het bezit in het buitenland van onroerende of roerende goederen;
  • het bestaan van een levensverzekeringscontract in het buitenland;
  • de voortzetting van de deelneming aan een groepsverzekeringscontract of aan een ander pensioen- of spaarplan in het buitenland;
  • de opname in de door het kaderlid afgesloten huurovereenkomst van een “diplomatieke clausule”.

Het tijdelijke karakter van de tewerkstelling kan ook aangetoond worden door de aard van de functie in België:

  • de verdere onderwerping aan een sociale wetgeving in het buitenland;
  • het bestaan van een arbeidsovereenkomst van beperkte duur;
  • de tijdelijke tewerkstelling in België met het oog op de oprichting of herstructurering van een onderneming. 

Opmerking: Wat als een expat wijzigt van werkgever? In principe zal een wijziging van werkgever 'buiten de groep' automatisch leiden tot het verlies van het expat statuut. Het statuut is immers specifiek toegekend voor een welbepaalde functie bij een welbepaalde werkgever. Enige uitzondering hierop betreft de wijziging van werkgever ingevolge fusies, splitsingen, overdracht van activiteiten, e.d.
Een wijziging van werkgever 'binnen de groep' leidt niet tot het verlies van het bijzonder belastingregime.
De werkgever/werknemer moet elke wijziging in de tewerkstelling wel melden bij de bevoegde dienst.

Voorwaarden voor de werkgever

De werkgever moet deel uitmaken van een internationale groep van ondernemingen:

1. Ondernemingen onder buitenlandse controle. Deze controle kan uit verschillende elementen bestaan, waarbij aandeelhouderschap het belangrijkste, maar niet het enige element is;

2. Ondernemingen met een internationaal karakter. Belgische groepen met een internationaal karakter komen ook in aanmerking.

Omvang steun

Het bijzonder aanslagstelsel voor buitenlandse kaderleden heeft belangrijke voordelen:

Een aantal vergoedingen betaald door de werkgever zijn voor de expat niet belastbaar

1. Een aantal vergoedingen betaald door de werkgever zijn voor de expat niet belastbaar en worden dus opgenomen als “kosten eigen aan de werkgever” omdat ze beschouwd worden als “meeruitgaven” als gevolg van het verblijf in België. Bijvoorbeeld:

  • Eenmalige kosten voor de  verhuizing naar België, voor de inrichting van de woning in België; en voor de verhuizing van België naar het buitenland.
  • Regelmatig weerkerende kosten, zoals:
    • de onderwijskosten voor de kinderen die lager of middelbaar onderwijs volgen;
    • de kosten voor een jaarlijkse reis door het kaderlid en zijn gezinsleden naar het land van herkomst;
    • het geleden verlies wanneer de woning in het land van herkomst niet of slechts onder de normale huurwaarde kan worden verhuurd;
    • de reiskosten wegens bijzondere omstandigheden (overlijden of zware ziekte van naaste familieleden van het kaderlid of van zijn echtgenote);
    • de koersverschillen;
    • de “tax-equalisation” of het verschil in belastingdruk;
    • de reiskosten voor kinderen die in het buitenland studeren, voor maximum twee reizen per jaar om hun ouders te bezoeken.

2. Ook andere uitgaven komen in aanmerking voor de terugbetaling als “kost eigen aan de werkgever”.

Het verschil tussen éénmalige kosten en regelmatig weerkerende kosten is erg belangrijk omdat de wederkerende, met uitzondering van de onderwijskosten, geplafonneerd zijn tot € 11.250. Voor onderzoekers en personen met een controlerende/coördinerende functie bedraagt het plafond € 29.750.

Het buitenlands kaderlid behoudt de hoedanigheid van niet-inwoner
  • Dit betekent dat de expat slechts belast wordt op de inkomsten met betrekking tot zijn Belgische prestaties (wat eventueel in het buitenland verdiend wordt is dus niet belastbaar in België).

De uitsplitsing van het loon in een belastbaar en een niet belastbaar gedeelte gebeurt na aftrek van de hiervoor vermelde vergoedingen die als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever kunnen worden beschouwd.

Als werkdagen worden in aanmerking genomende andere dagen dan de zaterdagen, de zondagen, de feestdagen, de jaarlijkse vakantiedagen, en de ziekte- en hersteldagen die door een medisch attest worden gerechtvaardigd.

In geval van professionele reizen naar het buitenland, wordt de dag van vertrek uit België wel, maar die van terugkeer niet, als een in België gepresteerde werkdag in aanmerking genomen. Het verblijf van één dag in het buitenland komt wel in aanmerking als in het buitenland gepresteerde werkdag.

Om de werkdagen in het buitenland te bewijzen moet het kaderlid een dubbel bewijs leveren:

  • de echtheid van de dagen die in het buitenland zijn doorgebracht;
  • het beroepskarakter van die dagen.
    Dit gebeurt via:
    • transportdocumenten;
    • kostennota’s betreffende het verblijf (hotel, autoverhuur,…);
    • betalingsoverzichten van kredietkaarten met vermelding van aankopen in het buitenland;
    • verslagen waaruit de deelneming aan vergaderingen blijkt;
    • documenten die aantonen dat het kaderlid een onderneming in het buitenland heeft bezocht (uittreksel uit een aanwezigheidsregister, enz.);
    • getuigschriften van derden.

Aanvraagprocedure

De toepassing van van het expat statuut is onderworpen aan een éénmalige aanvraag die door de werkgever van de expat wordt ingediend. Deze aanvraag wordt schriftelijk gericht aan:

FOD Financiën
Centrum Buitenland
Beheer team 5
Kruidtuinlaan 50 bus 3410
1000 Brussel.
T: 02 576 98 30
E: foreigners.team5@minfin.fed.be

De aanvraag moet worden ingediend binnen een termijn van zes maanden, te rekenen vanaf de eerste dag van de maand volgend op de tewerkstelling of de detachering in België.

Indien de aanvraag tot erkenning laattijdig wordt ingediend, is onder bepaalde voorwaarden de erkenning nog wel mogelijk, en dit vanaf:

  • Het jaar volgend op het jaar waarin de laattijdige aanvraag is ingediend, indien de laattijdige aanvraag niet te wijten is aan bijzondere en uitzonderlijke omstandigheden;
  • Vanaf de indiensttreding of detachering, indien de laattijdige aanvraag wel te wijten is aan dergelijke omstandigheden.

De aanvraag moet worden ingediend binnen een termijn van zes maanden, te rekenen vanaf de eerste dag van de maand volgend op de tewerkstelling of de detachering in België.

De aanvraag moet een uitgebreid dossier bevatten dat het mogelijk maakt:

  • na te gaan dat de expat geen rijksinwoner is
  • te onderzoeken of alle andere voorwaarden zijn vervuld 
  • de juiste aard te bepalen van de vergoedingen die door de werkgever worden voorgesteld voor terugbetaling
  • toezicht uit te oefenen op het bedrag van de terugbetalingen, vooral de kosten voor onderwijs van de kinderen en de tax-equalisation.