VLAIO gebruikt digitale overheidspost
Digitale post is het nieuwe normaal
VLAIO kiest voluit voor digitale postsystemen ter vervanging van duur briefpapier en onveilige mailberichten om officiële berichten te verzenden naar burgers en ondernemingen. VLAIO maakt gebruik van de volgende e-boxen: Myebox.be voor berichten aan burgers en eBox Enterprise voor berichten aan ondernemingen en verenigingen.
Wettelijk kader
Deze e-boxen zijn geen commercieel product, maar werden door de overheid gebouwd op basis van de ‘e-box wet’. Deze wet nodigt alle overheden in België uit om aan te sluiten bij het digitaal postplatform:
- Dat simpel en overzichtelijk is voor de zaakvoerder
- Dat rechtsgeldig te gebruiken is bij betwistingen
- Zonder vrees voor hacking of phishing van het officiële bericht
Vorig jaar kreeg deze wet een actualisering. Er komt een versnelling in de omschakeling van papieren naar digitale post door het opleggen van een verplichting voor wie veel berichten verzendt, zoals de FOD Financiën. Ook zullen houders van een ondernemingsnummer, zoals zaakvoerders en bedrijfsleiders, uiterlijk tegen 1 januari 2025 hun e-box in gebruik moeten nemen.
We roepen vooral kmo’s en zelfstandigen op om de e-Box Enterprise actief te ontdekken en te gebruiken, zowel voor de dagelijkse bedrijfsactiviteiten als voor privézaken.
Hoe gebruik ik mijn e-Box Enterprise in mijn zaak?
De e-Box Enterprise, een product van de federale overheid, is de beveiligde elektronische brievenbus die alle officiële communicatie tussen ondernemingen en overheidsinstellingen op één plek samenbrengt. De e-Box Enterprise is in de eerste plaats een brievenbus ter vervanging van die aan de straatzijde. Het is het digitale alternatief voor een aangetekend
schrijven van een overheid.
Het idee achter deze elektronische brievenbus? Een gemachtigd persoon opent deze brievenbus, haalt de officiële documenten er uit en stuurt ze door binnen de zaak en/of naar
externen, zoals de boekhouder.
Enkele aandachtspunten bij het gebruik
- De documenten blijven een tijdje beschikbaar, maar niet eeuwig. De brievenbus is geen kluis of archiefruimte. Meestal blijft een bericht 2 à 3 jaar beschikbaar in de ebox. Digitale kluizen bestaan echter wel. De bekendste vandaag is Izimi voor privépersonen, een initiatief van de federatie van notarissen.
- De gemachtigde persoon die toegang krijgt, is in eerste instantie de wettelijke vertegenwoordiger van het bedrijf zoals opgenomen in het KBO. Dat is de
zaakvoerder bij kleine ondernemingen. De zaakvoerder is de hoofdtoegangsbeheerder van zijn e-box. Het is belangrijk dat je je KBO-gegevens up-to-date houdt. Hoe je dat doet, kan je lezen in ons nieuwsbericht. De wettelijke vertegenwoordiger (de zaakvoerder) kan vervolgens de opdracht doorgeven aan een personeelslid of een groep van personeelsleden. Dit zijn toegangsbeheerders. We raden aan dit zeker in te stellen en hierover afspraken te maken. - Het doorsturen van berichten houdt in dat je de berichten downloadt en op de server van je zaak bewaart. Van daaruit organiseer je de verwerking van het bericht.
- Veel zelfstandigen doen een beroep op de diensten van een boekhouder. De e-box wet voorziet geen toegang of mandaat voor de boekhouder, net zoals de boekhouder ook
geen sleutel heeft voor jouw brievenbus aan de straatzijde. Documenten uit de e-box moet je vanuit jouw zaak doorsturen per mail of opladen in het systeem dat de boekhouder jou ter beschikking stelt. - Wanneer een nieuw bericht in je e-box komt, krijg je een e-mailbericht. Dit emailbericht is een uitnodiging om naar je e-box te gaan. Je kan dit gerust verwijderen. Het heeft enkel een signaalfunctie. We raden aan om minstens eenmaal per week je e-Box Enterprise te openen via de officiële website www.eboxenterprise.be.
Hoe activeer ik mijn e-Box Enterprise als zaakvoerder?
-
1Activeer je e-box
Meld je aan op www.eboxenterprise.be en klik op e-box activeren. Volg de voorgestelde procedure via CSAM. CSAM is een geheel van afspraken en regels om het identiteits- en toegangsbeheer te organiseren op overheidsniveau in België.
De e-box moet geactiveerd worden door iemand die in de onderneming een wettelijke functie uitoefent. Dit kan je in de Kruispunt Bank voor Ondernemingen opzoeken via de online toepassing KBO Public Search op basis van je ondernemingsnummer. Indien jij niet gemachtigd bent om de e-box te activeren, vraag je de persoon vermeld in de KBO om de ebox te activeren. Je hebt daarvoor een authenticatiemiddel of digitale sleutel nodig. De meest gebruikte digitale sleutels zijn de elektronische identiteitskaart (eID) en de app itsme.
- Wil je een eID gebruiken? Dan heb je volgende zaken nodig: een kaartlezer die aangesloten is en jouw elektronische identiteitskaart met de code die je kreeg bij het afhalen van je eID. Ontdek meer info over je eID.
- Wil je de app itsme gebruiken? Dan moet je de app downloaden op je smartphone en een account aanmaken. Ontdek meer info over itsme en het gebruik ervan.
- Heb je geen eID of itsme omdat je niet over de Belgische nationaliteit beschikt? Je kan de activatie ook doen op basis van je BIS-kaart. Als je nog geen bisnummer hebt, dan kan je als Europese onderdaan dit aanvragen bij jouw eerste aanmelding via eIDAS. Als die mogelijkheden niet van toepassing zijn op jouw situatie als buitenlandse wettelijke vertegenwoordiger, dan dien je een registratie te doorlopen. Tijdig beginnen is de boodschap.
-
2Open je e-box
Je nam net de eerste stap: de wettelijke vertegenwoordiger heeft zich kenbaar gemaakt en krijgt de rol van hoofdtoegangsbeheerder. De e-Box Enterprise is geactiveerd. Als je op ‘eBox openen’ klikt, dan kan je ermee aan de slag. Je ziet jouw postberichten, je kan ze openen en lezen, en vervolgens downloaden en verwerken in jouw eigen systeem.
-
3Geef eventueel andere personen toegang
Soms is het niet handig dat enkel de zaakvoerder/wettelijk vertegenwoordiger toegang heeft tot de e-Box Enterprise. Wij raden aan om steeds een tweede persoon toegang te geven. Dit gebeurt door een personeelslid toe te voegen bij jouw zaak in de databank ‘BTB - Beheer der Toegangsbeheerders’. Houd je elektronische identiteitskaart en code, itsme-app of een andere digitale sleutel klaar.
Je kan bijvoorbeeld je partner of een administratieve medewerker het recht geven om toegangsbeheerder te worden. Deze persoon kan vervolgens aan andere personeelsleden toegang geven als gebruiker en tevens de e-box voor je bedrijf beheren in delegatie van jou als zaakvoerder.
-
4Laat weten dat je alle documenten digitaal wil ontvangen
De laatste stap bestaat erin dat je de verzenders laat weten dat je alle documenten die gedigitaliseerd zijn ook digitaal wilt ontvangen. Open de e-Box van jouw onderneming, ga naar ‘Beheer e-Box’ en vink het hokje aan voor akkoord.
-
5Raadpleeg jouw e-box regelmatig
Belangrijke kanttekening: eenmaal je jouw e-box hebt geactiveerd, moet je je e-box regelmatig consulteren. De overheden registreren jouw activatie als het signaal dat ze alle officiële berichten voortaan via de e-box mogen verzenden. De wetgever koos voor het optout principe bij de e-Box Enterprise. We raden aan om eenmaal per week spontaan je e-box te consulteren.
Begeleiding nodig?
Extra begeleiding kan je verkrijgen bij het Contact Center van de Sociale Zekerheid via het contactformulier of op het nummer 02 511 51 51.
Hoe herken ik phishingberichten?
Sommige zaakvoerders maken zich zorgen over de meldingsberichten vanuit de e-box in hun e-mails. Deze meldingen via e-mail worden vaak vervalst met de bedoeling geld of informatie te stelen, ook bekend als phishing.
Je kan dergelijke berichten herkennen aan het e-mailadres. Alle berichten van e-Box Enterprise komen namelijk van e-box.noreply@socialsecurity.be. Elk ander e-mailadres wijst
op phishing.
Heb je een verdachte e-mail of een verdacht bericht ontvangen? Stuur het door naar verdacht@safeonweb.be en verwijder het daarna.
Meer info over hoe je phishing herkent bij e-Box Enterprise vind je in de FAQ. Ook My eBox helpt je phishing herkennen via dit nieuwsbericht.
Meer informatie
Over de e-Box Enterprise
De e-Box Enterprise is een initiatief van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) met steun van de Vlaamse overheid. Ontdek alle informatie en de FAQ over e-Box Enterprise.
Over My eBox
My eBox is een e-box voor private personen op initiatief van de federale overheidsinstelling DG Vereenvoudiging & Digitalisering (BOSA). Toegang tot jouw persoonlijke e-box is ook
mogelijk via private dienstverleners, zoals Doccle, TrustO, KBC, MijnBurgerProfiel, etc., in een partnerschap met de overheid. Ontdek alle informatie over My eBox.