IxorDocs maakt facturatie en loonadministratie van kmo’s gemakkelijker

Met IxorDocs ontwikkelde het Mechelse softwarehuis Ixor een digitaal postsysteem waarmee facturen in het juiste formaat in de digitale brievenbus van de juiste ontvanger terechtkomen. Het platform geeft elke kmo de mogelijkheid om PDF-facturen te versturen naar IxorDocs. Die worden dan - dankzij artificiële intelligentie (AI) en machine learning (ML) - vertaald naar het Peppol UBL-formaat én van daaruit verstuurd naar de klant. Laagdrempelig en dus toegankelijk voor élke kmo, hoe klein ook.
IxorDocs
IxorDocs

Digitalisering op maat van kmo’s 

IT-expertisecentrum Ixor bestaat bijna zeventien jaar. Het bedrijf ontwikkelt niet alleen informaticaoplossingen voor klanten, het werkt ook aan eigen projecten en producten.   

Roel Verbeeck, CEO van Ixor: “We hebben onszelf een doel opgelegd, hier bij Ixor: elk jaar werken we minstens één project of product zelf uit. Dat voornemen daagt ons uit om scherp te blijven en ook op lange termijn te denken. Zo ontwikkelden we zeven jaar geleden OOliba, een succesvol softwareprogramma voor verzekeraars. De laatste jaren werkten we samen met onze partners aan producten zoals Zyzo en Udini. En nu is er dus IxorDocs.” 

Het idee voor IxorDocs ontstond na een samenwerking met digitaal archief Doccle, waaraan Ixor vijf jaar geleden meewerkte als technische partner en instond voor de front-end ontwikkeling en de bouw van apps.

Roel Verbeeck: “Doccle was oorspronkelijk niet bedoeld voor kmo’s. Nochtans was er wel nood aan, maar kmo’s hadden niet altijd de kennis, de mensen of het geld om daarin te stappen. We zijn toen met Ixor beginnen nadenken: Hoe moet zo’n platform er uitzien? Wat zou kmo’s helpen om het te gebruiken? Het moest een systeem worden dat makkelijk te gebruiken zou zijn en waarbij de dienstverlening dezelfde was als die aan grote bedrijven, zoals Telenet.”

Didier & Roel Verbeeck
Didier Debonnet & Roel Verbeeck

IxorDocs: een digitale postbode 

In september 2017 nam Roel Verbeeck contact op met VLAIO-bedrijfsadviseur Bert Reekmans. “Ik ken Roel en Ixor al van 2010. Toen vroeg hij steun aan voor de ontwikkeling van OOliba, een zeer succesvol project. Voor IxorDocs was Roel van plan om opnieuw een dossier in te dienen, voor wat nu een ontwikkelingsproject heet. Ik ben bij hen langs geweest en we hebben een aantal ideeën uitgebreid besproken. Eind oktober mailde Roel mij om te zeggen dat hij zijn dossier wilde indienen. Dat kon, want hij had hier en daar wat bijgestuurd. Een paar weken later haalde Ixor de subsidie binnen en kon de ontwikkeling van IxorDocs starten.” 

“Klopt,” vult Roel Verbeeck aan, “we hebben vlak voor de deadline beslist om een subsidie aan te vragen omdat we een heel gebruiksvriendelijk platform wilden maken, waardoor we AI en ML zouden moeten inzetten. En voor de ontwikkeling daarvan hadden we echt extra steun nodig. Op zes weken was ons dossier goedgekeurd en konden we echt doorwerken aan IxorDocs.” 

Roel Verbeeck: “Het is eenvoudig. Elk bedrijf heeft een btw-nummer. En dat nummer is tegelijkertijd het adres van de digitale brievenbus van dat bedrijf. IxorDocs zet documenten, in PDF of in een andere vorm, om naar een Peppop UBL-formaat en verstuurt die dan naar de juiste digitale brievenbus.”

IxorDocs platform
IxorDocs platform

AI en ML maken facturatie gemakkelijker 

“Je kan je afvragen of het nodig is, zo’n tussenstap. Want heel wat ondernemingen versturen nu ook al digitale facturen, in PDF-formaat of soms zelfs nog als Word-file. Die komen dan terecht bij de dienst Invoices of Leveranciers, samen met een hele hoop andere documenten. Door al die documenten om te zetten naar eenzelfde formaat, wordt het al een stuk overzichtelijker. Maar er is meer. Dankzij AI en ML kunnen we die facturen nu ook ‘scannen’ op belangrijke data: afzender, bedrag, btw-nummer. Dat maakt de verwerking – en de betaling – ervan ook weer een stuk gemakkelijker. Het doel is echt om op een zo eenvoudig mogelijke manier een digitale factuur te kunnen versturen, tegen een lage kost.” 

Die AI en ML zorgen ervoor dat IxorDocs het versturen van (voorlopig vooral) facturen gemakkelijker maakt voor ondernemers. Eender welk document wordt ‘gescand’ door het systeem en vanzelf verzonden naar de juiste ontvanger. Tijdswinst voor de ondernemer en eenvormigheid in de facturatie. 

Roel Verbeeck: “UBL wordt de Europese standaard voor facturen. De Vlaamse en Federale overheden trachten de invoering van deze standaard in elektronische facturatie te versnellen door in aanbestedingen op te nemen dat facturen digitaal aangeleverd moeten worden. In 2020 volgen de gemeentebesturen dit voorbeeld.” 

Laagdrempelig en veilig platform 

Bij de ontwikkeling van IxorDocs moet rekening worden gehouden met de technische aspecten van het platform, maar ging er daarnaast ook veel aandacht naar de gebruiksvriendelijkheid en lay-out.

Roel Verbeeck: “Als we laagdrempelig en toegankelijk wilden zijn voor elke kmo, moest het platform gemakkelijk te gebruiken zijn. Ook heel belangrijk was dat bedrijven wisten dat hun data veilig was bij ons en dat we die niet zouden bijhouden. Dat vertrouwen is erg belangrijk en ik ben erg blij dat we dat vertrouwen intussen van bijna 200 kmo’s krijgen. Intussen werken we ook al samen met grote bedrijven zoals Acerta en ArcelorMittal.”

IxorDocs Team
IxorDocs Team

Internationale toekomstplannen: een nieuwe aanvraag voor een ontwikkelingsproject 

Roel verbeeck: “We willen in de toekomst meer inzetten op AI en ML, zodat we IxorDocs ook binnen grote bedrijven kunnen laten gebruiken. Door hun administratie te automatiseren, helpen we hen hun papierberg te verkleinen. Daarnaast willen we ook meer documenten en specifieke data herkennen en IxorDocs uitbreiden zodat het platform niet alleen de gegevens in facturen en overschrijvingen herkent, maar ook in loonbrieven of andere documenten.” 

Dat wil zeggen dat Ixor opnieuw een subsidieaanvraag deed via VLAIO. “Klopt”, bevestigt adviseur Bert Reekmans, “Ixor diende opnieuw een aanvraag voor een ontwikkelingsproject in. In België bleek het platform succesvol, maar ook in het buitenland is er vraag naar zo’n intelligente documentenverwerking en -verzending. De volgende stap is bekijken hoe IxorDocs daar in de markt gezet kan worden, door bijvoorbeeld geautomatiseerde overschrijvingen mogelijk te maken in Frankrijk.” 

Bert heeft ons ontzettend goed begeleid. Hij stimuleerde ons om door te gaan, maar hield ons ook tegen toen we een dossier wilden indienen dat niet goed genoeg was. Het is ook dankzij zijn inzet dat we met IxorDocs zo ver geraakt zijn.
Roel Verbeeck
Ixor

Van kers op de taart naar een eigen stuk van de taart 

“Ixor is een interessant bedrijf, zeker vanuit mijn standpunt. Ze zijn de voorbije jaren gestaag gegroeid en willen nu – na de Belgische markt – internationaliseren. De subsidie die ze kregen voor de ontwikkeling van IxorDocs heeft daar zeker bij geholpen. Maar wat zeker zo belangrijk is, is het uitschrijven van een plan waarmee ze op langere termijn hun doelen scherp konden stellen. En konden bijschaven. In hun initiële plan nam de herkenning van codes op facturen maar een klein deeltje in. Maar net dat bleek voor klanten erg belangrijk te zijn. Daarom besloot Ixor vooral daarop in te zetten. Ixor heeft kennis gevonden waar ze het niet verwacht hadden. Ze dachten de kers op de taart te zijn, maar groeiden met IxorDocs uit tot een eigen stuk taart. En dat is zo boeiend om mee te maken.”

Ook Roel Verbeeck is erg te spreken over de samenwerking met VLAIO: “Bert heeft ons ontzettend goed begeleid. Hij stimuleerde ons om door te gaan, maar hield ons ook tegen toen we een dossier wilden indienen dat niet goed genoeg was. Het is ook dankzij zijn inzet dat we met IxorDocs zo ver geraakt zijn.”

Kan jij ook begeleiding op maat gebruiken voor jouw plannen?

De VLAIO-bedrijfsadviseurs ondersteunen en adviseren ondernemers om hun innovatieve plannen, groeiambities of bedrijfstransformatie waar te maken. Neem contact met hen op via deze website of mail naar info@vlaio.be.