8 Vuistregels voor geslaagd telewerken

Telewerken is een kandidaat-blijver nà corona

Eén van de ingrijpendste gevolgen van de coronacrisis voor de arbeidssituatie is de sterke toename van het aantal werknemers die letterlijk van de ene dag op de andere gingen telewerken. Zelfs in sectoren waarvoor dit tot voor kort heel moeilijk werd geacht, zoals het onderwijs, zitten werknemers nu lange dagen en vele uren achter het scherm, in chatsessies, conference calls, webinars, online meetings en online opleidingen.

Telewerken is bovendien één van de maatschappelijke fenomenen ten gevolge van de pandemie die met stip wordt genoemd als kandidaat-blijver in het post-coronatijdperk. Telewerk loopt echter niet per se van een leien dakje, zeker niet wanneer er in team moet worden samengewerkt aan een gemeenschappelijke opdracht vanuit verschillende locaties. Idealiter bereid je je als organisatie grondig voor op zo’n drastische omslag, maar hiervoor ontbrak nu net de tijd. Het is te verwachten dat vele organisaties, werknemers en leidinggevenden nu door een leerproces gaan. Maar het is nooit te laat om bij te sturen.

Daarom geven onderzoekers Monique Ramioul en Yennef Vereycken van het Onderzoeksinstituut voor Arbeid en Samenleving (HIVA) aan de KULeuven ons deze vuistregels voor goed telewerk:

grafische afbeelding van een thuiswerker

1. Zorg voor simpele coördinatie en communicatie

Er zijn vanuit organisatieperspectief twee grote uitdagingen bij het organiseren van werk: coördineren en communiceren. Die worden beide complexer wanneer iedereen op een andere plek werkt. Het is dus zaak het werk zó te organiseren, technologisch te faciliteren en sociaal te ondersteunen dat zowel de coördinatie van het werk als de communicatie over het werk zo simpel mogelijk kunnen verlopen. Zo blijft het risico op storingen en frustraties minimaal.

2. Maak een coherent en duidelijk afgerond takenpakket

Complexe coördinatie en grote nood aan communicatie worden vermeden indien telewerkers een coherent en duidelijk afgerond takenpakket hebben dat ze zelfstandig kunnen afwerken. Dan zijn ze minimaal afhankelijk van anderen om hun werk te doen. Een grote onderlinge afhankelijkheid in de taakuitvoering leidt immers al gauw tot meer afstemmingsnoden met als gevolg een toevloed aan e-mails, misverstanden en problemen die moeilijk op te lossen zijn, tijdverlies en achterstand, met uiteindelijk ook ontevreden teamleden en –leiders (en klanten).

3. Geef voldoende (plannings)autonomie

Om een te complexe verdeling en coördinatie van het werk te vermijden, helpt het de teamleden zelf te betrekken bij de organisatie en de planning van het werk. Teamleden kunnen taken waarvoor ze niet met anderen moeten overleggen of die veel concentratie vergen, alleen (thuis) uitvoeren en taken waarvoor ze anderen nodig hebben, doorschuiven naar de fysieke of online overlegmomenten. Succesvol telewerken betekent dus voldoende (plannings)autonomie geven. Indien de taakverdeling en werkplanning enkel centraal worden georganiseerd en aangestuurd door de teamleider of een computerprogramma, ontbreekt de flexibiliteit om vlot met onverwachte problemen om te gaan. Laat dus mensen en niet technologie het werk sturen.

4. Controle op de resultaten kan

Autonomie betekent niet dat er geen controle meer kan zijn of nodig is. Telewerk gaat goed samen met controle op de resultaten in plaats van op de inspanningen. Werknemers zijn gebaat bij duidelijke doelstellingen en zeggenschap over hoe ze die doelstellingen best kunnen bereiken.

Digitalisering biedt allerhande mogelijkheden om het werk te monitoren, bijvoorbeeld door automatische screenshots te nemen of toetsenbordactiviteit te meten, en de verleiding is groot om constant te controleren of telewerkers wel effectief aan het werk zijn. Maar overdreven controle is contraproductief en stresserend, zeker wanneer het huis moet worden gedeeld met andere gezinsleden zoals in de huidige context het geval is. Dit leidt tot gespannen verhoudingen en wantrouwen tussen teamleden en ten aanzien van leidinggevenden. Telewerk is gebaat bij flexibiliteit en vertrouwen.

5. Zet technologie verstandig in

Het lijkt aanlokkelijk om een allesomvattend platform te gebruiken dat het werk aanstuurt en de communicatie regelt. Maar dit houdt een grote afhankelijkheid in van technologie en daar knelt het schoentje: technologie is niet feilloos en kan het werk ernstig hinderen. Technologie dient om het telewerk te ondersteunen, niet om elke menselijke coördinatie en communicatie over te nemen.

6. Geef ruimte voor sociale steun

Sociale steun van collega’s en leidinggevenden is belangrijk en vraagt bij voorkeur fysiek contact. Dat wordt vandaag noodgedwongen vervangen door een ‘virtuele’ omgang met mekaar. Centraal bepalen hoe vaak en wanneer werknemers elkaar kunnen spreken, is moeilijk. In teams waar de teamleider of een computerprogramma elke communicatie stuurt, wordt sociale steun moeilijk.

Ons onderzoek toont aan dat werknemers, ook als ze dat formeel niet mogen, vaak zelf met collega’s contact opnemen omdat ze het belang inzien van gezamenlijk overleg en afstemming. Het is waarschijnlijk dat telewerk ook na de coronacrisis intensiever zal worden gebruikt dan voor de pandemie, maar het is evengoed te verwachten dat niemand vijf dagen per week zal (willen) telewerken. Het is belangrijk dat werknemers ook regelmatig (wekelijks) fysiek in de organisatie aanwezig zijn. Niemand is gebaat bij het wegvallen van sociaal contact en steun, niet de organisatie en niet de werknemers.

7. Zorg voor gelijkheid van mogelijkheid tot telewerken

Onderzoek leert ook dat het goed is dat er een zekere gelijkheid en billijkheid is inzake mogelijkheden om te telewerken in teams. Dit bevordert het vertrouwen in het team en dàt, zo leert het onderzoek ook, bevordert dan weer competentieontwikkeling op het werk.

8. Pas op voor hackers!

Werk je ook thuis tijdens de coronacrisis? Opgelet! Werken op afstand maat je kwetsbaar voor cybercriminelen, en hackers liggen op de loer. Ze bedriegen je met valse inlogpagina’s, websites en mails. Dit artikel geeft je de oplossingen voor 5 kwetsbaarheden van werken op afstand.Volgens specialisten is het een kwestie van tijd voordat hackers via de thuiswerkers inbreken in bedrijven. Safeonweb van het Center for CyberSecurity Belgium waarschuwt onder meer voor cybercriminelen die virussen en ransomware verspreiden via COVID-19 berichten en applicaties.

Beveiligingsspecialisten wijzen op een paar kwetsbaarheden in het werken op afstand. Wat zijn 5 pijnpunten bij thuiswerkers? In dit artikel geven we meteen ook de oplossingen. Zo worden jij en je collega’s niet het volgende slachtoffer van hackers.

 

Jouw bedrijf tijdens en na de coronacrisis

Met deze tips willen we jou als ondernemer inspireren en informeren, en de Vlaamse economie ondersteunen bij de heropstart tijdens en na de coronacrisis.

Een overzicht van alle steunmaatregelen vind je op www.vlaio.be/corona en in de subsidiedatabank. Blijf op de hoogte van nieuws door je in te schrijven op de VLAIO corona-update voor bedrijven en door FacebookTwitter of LinkedIn te volgen.