Overslaan en naar de algemene inhoud gaan

U bent hier

Controle en stavingsdocumenten

Wat moet de inschrijving minstens bevatten?
Wat moet het vormingsattest minstens bevatten?
Wat moeten de aanwezigheidslijsten minstens bevatten?
Hoe lang moeten stavingsstukken voor een opleiding bewaard worden?
Wat moet de overeenkomst/inschrijving met de onderneming minstens bevatten?
Wat moet de factuur minstens bevatten?
Hoe verloopt de betaling van mijn factuur via de kmo-portefeuille?
Aan welke vormvereisten moet het adviesverslag voldoen?
Hoe lang moeten stavingsstukken voor een advies bewaard worden?
Kan een project worden stopgezet?
Wat is de status van de subsidieaanvragen van mijn klanten?
Is er een controle op de stukken?


Wat moet de inschrijving voor een opleiding minstens bevatten?

  • de startdatum van de opleiding en de looptijd ervan;
  • een gedetailleerde beschrijving van de opleiding;
  • de naam en het registratienummer van dienstverlener;
  • de naam van de werkende in de onderneming en vermelding van de  onderneming waarin deze persoon werkzaam is;
  • de prijs (exclusief btw) van de dienstverlening, met een aparte vermelding van de niet in aanmerking komende kosten.

Wat moet het vormingsattest minstens bevatten?

  • naam van de persoon die de opleiding volgde en vermelding van de onderneming waarin deze persoon werkzaam is;
  • naam en registratienummer van de dienstverlener
  • naam van de opleiding;
  • startdatum of looptijd van de opleiding.

Wat moeten de aanwezigheidslijsten minstens bevatten?

  • naam van de persoon die zich inschrijft voor de opleiding en vermelding van de onderneming waarin deze persoon werkzaam is;
  • naam van de opleiding;
  • datum van de opleiding (per opleidingsdag wordt de aanwezigheid van de persoon genoteerd);
  • handtekening van de inschrijver (elektronisch of schriftelijk)

Hoe lang moeten stavingsstukken voor een opleiding bewaard worden?

De stavingsstukken voor een opleiding (bewijs van inschrijving, aanwezigheidslijst en een kopie van de vormingsattesten) moeten gedurende tien jaar na de startdatum van de opleiding bewaard worden.

Wat moet de overeenkomst met de onderneming minstens bevatten?

  • De naam van de dienstverlener en het registratienummer;
  • De naam van de onderneming en het ondernemingsnummer
  • de handtekening van de dienstverlener en de onderneming;
  • de datum van afsluiten van de overeenkomst;
  • de startdatum van de prestaties;
  • een gedetailleerde beschrijving van de te leveren adviesprestaties de prijs (exclusief btw) van de dienstverlening, met een aparte vermelding van de niet in aanmerking komende kosten;

Wat moet de factuur minstens bevatten?

De facturen die de dienstverlener aanbiedt om te betalen via de kmo-portefeuille, bevatten:

  • de naam en het registratienummer van de dienstverlener;
  • het totale bedrag van de factuur, exclusief btw;
  • een gedetailleerde beschrijving van de gefactureerde prestaties;
  • de datum van de factuur.

Hoe verloopt de betaling van mijn factuur via de kmo-portefeuille?

Als uw klant via de kmo-portefeuille een betaalopdracht geeft, dan zorgt Sodexo ervoor dat u het bedrag binnen de veertien kalenderdagen op uw rekening ontvangt. De mededeling van elke betaling ziet er vanaf 15 juni als volgt uit:

“SPR-nummer Projectnummer/ondernemingsnummer/vrije of gestructureerde mededeling”

Hierdoor beschikt u voortaan over drie manieren om een betaling toe te wijzen.

  • Projectnummer : dit is het subsidienummer (vb. 2016KMO0123456) waarvoor de betaling geldt.
  • Ondernemingsnummer : dit is het KBO-nummer (vb. 0123.456.789) van uw klant.
  • Mededeling : dit is de mededeling die uw klant heeft opgegeven bij de betaalopdracht. Dit kan een vrije mededeling zijn of een gestructureerde.

Het eerste nummer dat u bij de mededeling ziet, dat is een SPR-nummer. Dit is een intern nummer van Sodexo. Dit nummer is voor u niet bruikbaar.

Aan welke vormvereisten moet het adviesverslag voldoen?

Het adviesverslag is een schriftelijk rapport dat bestaat uit:

  • een analyse van de probleemstelling van de onderneming;
  • een eigenlijk advies;
  • een implementatieplan.

Het verslag bevat:

  • de naam en het registratienummer van de dienstverlener;
  • de datum van het verslag;
  • het projectnummer waaronder de subsidie voor dat verslag wordt toegekend;
  • de naam van de onderaannemers (indien van toepassing)

Hoe lang moeten stavingsstukken voor een advies bewaard worden?

De stavingsstukken voor een advies (overeenkomst, facturen en een kopie van het adviesverslag) moeten gedurende tien jaar na de startdatum van de prestaties bewaard worden.

Kan een project worden stopgezet?

Ja, dat kan. Zie hiervoor stoppen en terugbetaling

Wat is de status van de subsidieaanvragen van mijn klanten?

U vindt in rubriek ‘overzicht projecten’ van uw menu van dienstverlener steeds de actuele status van een steunaanvraag van uw klanten.

Hierbij een overzicht van de verschillende statussen van een project:

  • Bevestigd: De klant heeft een aanvraag ingediend, maar heeft de eigen bijdrage nog niet gestort;
  • Lopend: er is al gestort in de portefeuille maar nog niet alles werd betaald aan de dienstverlener;
  • Afgewerkt: dienstverlener werd uitbetaald;
  • ProjectGeannuleerd: de steunaanvraag werd ingetrokken door ofwel de klant, de dienstverlener of de dienst kmo-portefeuille. Dit is enkel mogelijk indien de status van het project ‘bevestigd’ is.
  • StopzettingAangevraagd : de klant of dienstverlener motiveren waarom het project niet (meer) gesteund kan worden. Dit is enkel mogelijk indien de status van het project ‘Lopend’ is.
  • Stopgezet : de steunaanvraag werd stopgezet door de dienst kmo-portefeuille.

Wie doet de controle?

De gesubsidieerde diensten worden steekproefsgewijs gecontroleerd door het Agentschap Innoveren en Ondernemen. Indien er bij controle onregelmatigheden worden vastgesteld kan de controle volgende gevolgen hebben:

  • de gevraagde subsidie wordt niet toegekend, geannuleerd of stopgezet;
  • de toegekende subsidie wordt teruggevorderd;
  • de toegekende subsidie wordt geblokkeerd;
  • de registratie van de dienstverlener wordt geweigerd of de dienstverlener wordt geschorst of uitgesloten;
  • de modaliteiten van de schorsing of uitsluiting worden vastgesteld.

UP