Overslaan en naar de algemene inhoud gaan

U bent hier

Versie 10 van het EFRO E-loket: wat verbetert er rond bijlagen?

2 aug 2016 - 11.03u.
Puzzelstukken

Bijlagen bij uw EFRO project – algemene info

Bij een EFRO project horen bijlagen:

  • Bij uw projectvoorstel moet u een aantal aanvullende standaarddocumenten leveren.
  • Bij rapportering van kosten moet u bewijsstukken meesturen voor kosten, voor indicatoren, over de naleving van de wet op de overheidsopdrachten en over uw communicatie activiteiten.
  • Buiten rapportering kan het zijn dat u documenten moet aanleveren bij vragen van de auditautoriteit, inspectie of anderen.

Wij wensen zo weinig mogelijk op papier te ontvangen. U zal dan ook vooral via het E-loket bijlagen leveren.

Hoe levert u deze bijlagen best aan?

U levert bij voorkeur bijlagen aan die minder dan 150KB groot zijn per A4 pagina in PDF formaat. U kunt bestaande bijlagen kleiner maken door te kiezen voor een lage resolutie en zwart-wit of grijstinten. Lever voor gescande documenten bij voorkeur het kleinste bestand dat u en wij toch kunnen lezen. Met kleine(re) bestanden moet u minder lang wachten bij het toevoegen en hebben wij minder opslagcapaciteit nodig op onze servers.

©amorozov / 123RF Stock PhotoU kunt vrijwel alle documenten omzetten naar PDF. Dit kan in het programma waarin het document gemaakt is of via PDF hulpprogramma’s.[1]
Het opslaan, bewaren en garanderen van grote bestanden is zeer duur. Gelieve dan ook enkel die grote bestanden te leveren die noodzakelijk zijn. Dus bij voorkeur geen filmpjes, foto’s, muziek, gescande plannen, enz.

Let bij het verzamelen van elektronische gegevens goed op voor de naamgeving van uw bestanden en de inhoud van de bestanden. Probeer de namen van de bestanden en hun inhoud zo te structureren dat u zelf eenvoudig het juiste bestand kan herkennen. 

U moet twee verbanden leggen:

  1. Het verband tussen het origineel in uw administratie en het bestand dat u aan ons levert. Zo kan u bij een controle ter plaatse snel het origineel terugvinden.
  2. Het verband tussen een ingediende kostenlijn en het bestand dat u ons aanlevert. Wij bekijken de ingediende kostenlijnen en de geleverde bewijsstukken en proberen het verband te leggen. Als u de bestanden eenvoudig kan toewijzen aan een bepaalde ingediende kost, dan zal het ons waarschijnlijk ook lukken.

Het lijkt aangewezen om uw intern boekingsnummer te gebruiken in de naamgeving van bestanden.

Bijlagen bij uw EFRO project - verbeteringen in versie 10 van de EFRO E-loket (29/7/2016)

Verbetering 1: Meer dan één bijlage tegelijk toevoegen bij de bewijsstukken in een rapport.

©johan2011 / 123RF Stock PhotoBij de bewijsstukken in een rapport kunt u per type bewijsstuk nu meer dan één bijlage tegelijk toevoegen. Klik op ‘bladeren’, kies één of meer bestanden en klik op ‘OK’ of ‘openen’.[2] U kunt maximaal 100 bestanden per keer toevoegen en ieder bestand moet kleiner zijn dan 20 MB[3].

Alle geselecteerde bestanden voor het type bewijsstuk worden één voor één toegevoegd. Let op! Het toevoegen van de bestanden start onmiddellijk na het klikken op ‘openen’. U kan niet zien dat het toevoegen gestart is. Bij kleine bestanden zult u ze snel één voor één zien verschijnen. Voor grote bestanden moet u even wachten voor de bestanden één voor één in de lijst verschijnen[4]

U kunt drie types bijlagen toevoegen bij de bewijsstukken: ‘Bewijsstukken voor kostenlijnen’, ‘Bewijsstukken voor overheidsopdracht’ en ‘Andere bewijsstukken’.

Verbetering 2: Projectpostbus. Als het niet past in een rapport.

©sonyae / 123RF Stock PhotoAls u documenten aan ons wilt of moet bezorgen die niet passen in een rapport, kunt u de projectpostbus gebruiken. De projectpostbus is een nieuw tabblad op de startpagina van uw project.

Ook daar kunt u meer dan één document tegelijk toevoegen per type bijlage. U kunt de volgende types bijlagen toevoegen: ‘Informatie over kosten’, ‘Officiële vragen’ en ‘Andere’.

Nadat u de bijlagen toegevoegd hebt, controleert u alles. Als u tevreden bent over de toegevoegde bestanden moet u de bijlagen nog indienen. Tot het moment van indienen, kunnen wij de bijlagen niet raadplegen.

In principe levert u alle bewijsstukken aan via uw rapporten, dus enkel als er informatie wordt gevraagd die niet past in een rapport of als het rapport niet open staat voor u, voegt u de informatie toe in de projectpostbus.


[1] Let op bij de installatie van ‘gratis’ programma’s. Bij sommige programma’s of via sommige websites worden soms vervelende programma’s mee geïnstalleerd. Vraag hulp aan uw IT collega’s voor goede oplossingen.
[2] bij Microsoft windows kunt u meer dan één bestand selecteren met CTRL-klik of groepen met behulp van SHIFT-klik. Op een Apple computer kunt u alles selecteren via command-A enz.
[3] 20 MB is in versie 10 = 20.000.000.000 bytes. Op uw computer worden bestandgroottes misschien berekend als MiB en KiB, maar weergegeven in MB en KB. Dan kunt u 19,07 MiB en 19531,25 KiB toevoegen in één bestand. In versie 11 schakelen wij ook over op MiB en KiB om misverstanden te voorkomen over wie welke getalconventie gebruikt.
[4] Pro tip: u kunt op uw computer het netwerkverkeer bekijken om te zien of er nog iets verzonden wordt. Bij Microsoft windows ctrl-alt-del – taakbeheer – netwerk. In versie 11 van het E-loket zal er een visuele indicatie ingebouwd worden.

 


UP