Overslaan en naar de algemene inhoud gaan

U bent hier

De registratiemethode

Een onafhankelijk auditbureau zal bij de kandidaat-dienstverlener nagaan of deze kwaliteitsvol werkt en voldoet aan een reeks vereisten die werden opgenomen in de kmop-norm.

De dienstverlener moet voldoen aan vijf basisvereisten, waarbij elke basisvereiste getoetst wordt aan de hand van verschillende indicatoren:

1. Activiteit (opleiding of advies)

Onder het luik activiteit wordt tijdens de audit getoetst of het duidelijk is wat u als dienstverlener precies aanbiedt en uitvoert en of u over voldoende menselijke en materiële middelen beschikt om die activiteit uit te voeren. Bijkomend wordt nagegaan hoe u deze middelen beheert en inzet. Deze controle behelst alle activiteiten binnen uw organisatie; niet enkel deze die binnen de kmo-portefeuille worden gesubsidieerd. Als u als dienstverlener binnen de kmo-portefeuille wenst op te treden, wordt er van u verwacht dat u voor al uw opdrachten (ook deze die niet gesubsidieerd worden) een projectdossier aanlegt. Gedurende de audit zal u ervaren dat het goed beheren en opvolgen van het projectdossier essentiële elementen zijn.

2. Bewijs van ervaring

U zal als dienstverlener voldoende (recente) ervaring moeten kunnen aantonen, zowel op individueel niveau als op organisatieniveau. Die ervaring moet bovendien op een efficiënte en effectieve manier worden ingezet (principe van juiste persoon op juiste plaats). De audit gaat na of en hoe dit gebeurt. Bijvoorbeeld: maakt men gebruik van een competentiebeheerssysteem? Zet u als dienstverlener degelijke HR-processen in? Communiceert u duidelijk met de klant  over de ervaring van de persoon (personen) die u voor de opdracht wenst in te zetten?

3. Klantentevredenheid

U zal als dienstverlener moeten aantonen dat u op een systemische manier peilt naar de tevredenheid van de klanten en dit zowel m.b.t. inhoudelijke als de vormelijke aspecten van de dienstverlening. De peiling moet op een gedifferentieerde wijze gebeuren. Belangrijk hierbij is dat alle klanten hun mening moeten kunnen geven (een referentenonderzoek is dus niet voldoende). Er wordt getoetst in welke mate de dienstverlener nagaat of de verwachtingen van de klant al dan niet worden beantwoord en of de klanten tevreden zijn. De peiling moet ook toelaten dat concrete getuigenissen kunnen opgenomen worden. Daarnaast wordt ook getoetst hoe de registratie en verwerking van de peiling gebeurt en of de dienstverlener de resultaten ervan gebruikt om zijn dienstverlening continu te verbeteren.

4. Kennis kmo-portefeuille

Het goed functioneren van de kmo-portefeuille hangt in grote mate af van de competentie van de dienstverleners. Als dienstverlener treedt u op als medebewaker van het systeem. Een dienstverlener die geregistreerd is voor de kmo-portefeuille waakt mee over het correct gebruik van de kmo-portefeuille. Als u als geregistreerde dienstverlener wil functioneren binnen het systeem van de kmo-portefeuille wordt daarom een sterk engagement van u gevraagd. Tijdens de audit wordt getoetst of u zich voldoende bewust bent van dit engagement. Als dienstverlener moet u onder meer goed weten welke van uw activiteiten in aanmerking komen voor betoelaging (en welke niet). Het auditbureau zal u - voor de feitelijke audit van start gaat - vragen om enkele documenten voor te bereiden. Eén van die documenten is een gericht en bondig beschrijvend document waaruit moet blijken dat u weet welk deel van uw activiteit voor subsidie in aanmerking komt. Tenslotte wordt ook getoetst of u de prijs van uw dienstverlening niet laat afhangen van het al dan niet betoelaagd worden van die dienstverlening. De kennis van de kmo-portefeuille wordt onder meer getoetst op basis van dossiers van uitgevoerde projecten.

5. Integriteit

Het is belangrijk dat u de regelgeving, de wetgeving en de algemeen aanvaarde handelsprakrijken naleeft. Via het toetsen van een reeks indicatoren wil de auditor dan ook inschatten of u een betrouwbare dienstverlener bent. Die ‘betrouwbaarheid’ wordt vanuit verschillende invalshoeken getoetst. Om in de subsidieregeling te kunnen optreden, wordt onder meer een belangrijke administratieve inspanning van u verwacht. Kunnen we erop vertrouwen dat u de rol van ‘medebewaker van de subsidieregeling’ ter harte zult nemen? Ook uw bedrijfspraktijk en reputatie wordt onder de loep genomen. En tenslotte ook de mate waarin u waarborgen kunt bieden aangaande de continuïteit van uw onderneming.

Download hier de volledige kmop-norm.

Het resultaat van de doorlichting is het gevolg van de mate van het al dan niet beantwoorden van de dienstverlener aan bovenvermelde vereisten en elk van hun indicatoren.

Vrijstellingen

Indien u in het bezit bent van een Qfor-certificaat, ISO 9001 certificaat of lid bent van het IAB,BIBF of IBR bent u vrijgesteld van de audit van sommige vereisten. De vrijstellingen zijn opgenomen in de kmop-norm.


UP